開立發票是商家們營運商店必要的環節之一,經過計算,每年台灣需砍伐 8 萬棵大樹作為紙本發票開立使用,若改為使用電子發票,則不必列印紙本證明聯,減少紙張用量,還能環保愛地球。
使用電子發票有許多優點,不僅開立方便,成本還為一般紙本發票的四分之一,幫助商家節省人力、還能輕鬆報稅。對於消費者而言,減少了紙張發票的負擔之外,自動對獎也是非常貼心的服務。因此 WACA 與電子發票平台「PayNow」合作串接,希望能讓商家在開立發票上更加便利喔!
目錄
電子發票串接設定
進入「商店設定」→「電子發票」中,勾起電子發票後,會看到操作說明步驟。
請依照後台操作說明步驟進行申請:
- 首先須連繫 PayNow 客服,申請開通電子發票,約需要兩週的時間。
- 取得帳號密碼後填入至 WACA 後台。
- 登入電子發票平台,設定發票字軌。
- 最後設定「預設稅別」後即完成設定。
- 預設稅別該怎麼選? 請參考財政部相關規定
- 商店預設稅別與 WACA POS App 通用,設定前,請先確認商店與 WACA POS 欲使用的稅別。
- 如需設定混合稅率,請先與 PayNow 聯繫確認開立資格。完成設定後,可以商品登錄針對商品個別設定「商品稅別」。
完整的發票申請流程可以參考下方流程圖,希望先讓各位商家對申請發票有初步概念。
完成 PayNow 申請步驟後,即完成流程圖中步驟 1、2 的前置作業,後續訂單成立時就可以進行發票的開立囉 !
(圖片來源:PayNow官網)
自訂發票捐贈欄位
完成 PayNow 電子發票設定,下方可設定結帳頁消費者可選擇的發票捐贈單位。
使用愛心碼查詢希望顯示的單位並加入下方列表,加入後,可長按左方的「⇅」圖示拖曳調整順序。
請留意,捐贈單位列表最多顯示 10 筆,最少需設定 1 筆。
會員儲存電子發票載具資訊
使用電子發票功能,搭配會員管理功能,消費者可於會員專區編輯電子發票載具資訊(手機/自然人憑證/悠遊卡載具)。
*手機條碼載具/自然人憑證載具/悠遊卡載具分別可設定數量上限為1筆資訊。
除了從會員資料欄位可設定電子發票載具資訊,設定完成後,當消費者登入會員到結帳頁時,可以直接選擇使用的發票載具資料。
如未在會員個人資料填寫載具資料,會員在結帳頁填寫購買資料時,選擇載具類別 ➜ 輸入載具資訊後,可勾選『我同意記錄此為常用載具』
該載具資訊會儲存於會員個人資料中。
發票開立方式
當面付款訂單發票開立開關
當面付款的訂單,在訂單狀態為『處理中』、『出貨完成』皆可開立發票,為了避免與一般線上付款及貨到付款訂單混淆,誤開發票,所以有特別設定當面付款發票開立開關。
「當面付款」的付款方式,開立發票前須先至訂單管理→開立發票,在左側的全域設定開啟【當面付款發票開立】開關,當面付款訂單才能開立發票。
單筆訂單發票開立
商店子帳號至訂單明細開立發票時,須先至賣家中心,開啟訂單管理的「訂單檢視權限」,及「發票開立檢視及編輯」權限。
- 《線上付款》型訂單的付款狀態為『待核款』『已收款』,
- 《貨到付款》型訂單的訂單狀態為『處理中』時,
於 訂單列表→訂單明細→付款資訊→發票資訊 欄位會顯示【開立發票】按鈕。
點擊【開立發票】按鈕後,此訂單將會出現在開立發票的列表中。
在開立發票的列表也能夠勾選多筆訂單,按下「開立發票」,一併開立。
待發票開立完畢後,系統會發送發票開立完成通知信到主帳號信箱中。
通知信中會顯示開立成功與失敗的筆數,發票開立失敗的訂單會顯示錯誤原因。
開立完成後,顧客將會於購買時所留下的信箱收到發票開立通知信喔!
點選信中「購買證明單列印」就能看到電子發票證明聯,範例如下:
多筆訂單發票開立
如果想一次開立多筆訂單發票,可以直接至訂單管理的「開立發票」,以照下方步驟,開立發票。
- 透過條件搜尋訂單
- 勾選要開立發票的訂單
- 點擊【開立發票】按鈕
請留意:
- 在 WACA 後台設定好 PayNow 電子發票後成立的訂單,才能開立電子發票喔!
例: 6/20 於 WACA 後台設定好電子發票,6/19 建立的單無法開立電子發票 - 票券類型商品,在訂單成立後會自動開立發票。
- 每日凌晨3點-5點,為 PayNow 系統定期維護時間,後臺將隱藏後台手動開立發票鈕,請於 5 點之後執行發票開立作業。
- 在系統維護期間成立的票券訂單,系統會於維護時間之後開立發票。
- 若直接在 PayNow 電子發票後台開立電子發票,符合以下條件的訂單,PayNow 系統會於每日凌晨固定時段將電子發票資訊回傳至 WACA 後台:
- WACA 訂單狀態為『出貨完成』
- 出貨完成的時間為3天前;例如:今天為16號,系統會檢查13號符合條件的訂單(16號當天不計)。
- WACA 訂單明細中發票號碼欄位為『空白』的訂單
發票處理 (查詢、作廢、折讓等)
發票需作廢時,進到該筆訂單明細中的「發票資訊」欄位,會看到「發票作廢」按鈕,點選後即可作廢該張發票。
若想查詢發票詳細資訊或進行其他發票處理,可以進入 PayNow 發票後台。
點選上方「查詢發票」接著能夠利用發票號碼、消費者資訊、日期區間等條件查詢到發票。
搜尋結果會呈現在下方。
若要查看其中一筆發票的詳細資料,可以點選發票後方的「眼睛」圖示。
展開發票詳細資訊,像是發票狀態、開立日期、商品明細等資訊都能一覽無遺,在「發票日期」欄位也能針對這筆發票進行以下作業:
- 列印收執聯
- 補寄發票 → 輸入email 即可補寄電子發票給消費者。
- 補發簡訊 → 輸入手機即可寄送簡訊通知消費者,扣 2 元點數。
- 寄送紙本 → 輸入消費者地址、姓名,寄送會扣 30元點數。
- 發票折讓 → 輸入折讓金額。
- 發票作廢 → 點選即可作廢。
請留意:
- 國稅局規定發票可作廢的期限為每兩個月發票必須在次月15日前作廢。
如: 1 ~ 2月的發票最晚必須在 3月15號 前作廢,3~ 4月的發票最晚必須在 5月15號前作廢,以此類推......。 - 依各個公司作帳時間,建議作廢時間可以提早於 15 號之前,以免作業時間影響報稅。
- 若於 PayNow 電子發票後台作廢發票,PayNow 系統會於每日凌晨固定時段將作廢之電子發票資訊回傳至 WACA 後台,此時 WACA 後台對應的訂單,訂單明細中的發票號碼資訊將會刪除。
- 若於 PayNow 電子發票後台作廢發票並同時在 PayNow 電子發票後台為同一筆訂單重新開立新的電子發票,系統需要二天的作業處理同步時間:
- 第一天:執行『作廢發票』作業,會將已作廢的發票號碼從 WACA 後台刪除。
- 第二天:執行『同步發票』作業,只要符合③條件之訂單,PayNow 系統會回傳新的發票號碼資訊並更新在 WACA 後台。
優惠方案
看完以上介紹後是不是覺得很方便呢? PayNow 還提供 WACA 商家享有獨家優惠,緊來看!
使用 PayNow 金流開立電子發票優惠贈送說明。
年繳 $7500 / $5000 、 $13000 / $9000 之商家,於付費期間補差額升級為 $20800 / $16800 方案,便可享有不限開立張數限制, 詳細方案及優惠請洽 Paynow 業務。
(參考資訊:PayNow官網 )
使用電子發票讓商家在管理上更便利,也能省下許多人力與時間的耗費,「工欲善其事,必先利其器」做好萬全的準備才有辦法應付大量的業績,商家們可以依需要評估使用喔。