• PayNow 電子發票教學

    • 最後更新 2021-11-26 12:08

     

    WACA網路開店XPayNow電子發票

    開立發票是商家們營運商店必要的環節之一,經過計算,每年台灣需砍伐 8 萬棵大樹作為紙本發票開立使用,若改為使用電子發票,則不必列印紙本證明聯,減少紙張用量,還能環保愛地球。

    使用電子發票有許多優點,不僅開立方便,成本還為一般紙本發票的四分之一,幫助商家節省人力、還能輕鬆報稅。對於消費者而言,減少了紙張發票的負擔之外,自動對獎也是非常貼心的服務。因此 WACA 與電子發票平台『PayNow』合作串接,希望能讓商家在開立發票上更加便利喔!

     

     

    ↓ 點選下方可直接前往該段落 ↓

    一、電子發票串接設定

    自訂發票捐贈欄位

    儲存電子發票載具資訊

    二、開立方式

    三、發票處理 (查詢、作廢、折讓等)

    四、注意事項

    五、優惠方案

     

     

     

    一、電子發票串接設定

    進入「商店設定」→「電子發票」中,勾起電子發票後,會看到操作說明步驟

    後台電子發票設定

     

    請依照操作說明步驟進行申請,首先須連繫 PayNow 客服,申請開通電子發票,約需要兩週的時間,並取得相關帳號密碼後填入至 WACA 後台,選擇預設稅率、設定發票字軌後即完成設定。

    ※ 預設稅率該怎麼選? 請參考財政部相關規定                                                                    

    須連繫 PayNow 業務,申請開通電子發票,開通密碼後請回填至WACA後台

     

    整體的發票申請流程可以參考下方流程圖,希望先讓各位商家對申請發票有初步概念。

    完成上方的申請步驟就代表已經完成步驟 1.2. 的前置準備,後續有訂單就可以進行發票的開立囉 ! 

    PayNow電子發票申請流程圖

     (圖取自PayNow官網)

     

     

     

    自訂發票捐贈欄位

    設定完PayNow電子發票帳密後,下方可設定當消費者選擇捐贈時,可選擇的捐贈單位

    商家可自行刪除不希望顯示的單位,利用愛心碼查詢希望顯示的單位並加入下方列表,加入後可長按最左方的「⇅」圖示拖曳調整順序

    ※ 捐贈單位列表最多顯示10筆,最少需1筆

    可自訂捐贈單位

    消費者結帳時欲捐贈發票即可選擇所設定的捐贈單位

     

     

     

    儲存電子發票載具資訊

    使用PayNow電子發票的商家,搭配會員管理功能,消費者可於會員專區編輯電子發票載具資訊(手機/自然人憑證/悠遊卡載具)

    消費者可於會員專區編輯電子發票戴具資訊

     

    除了從會員資料欄位可設定電子發票載具資訊,設定完成後,當消費者登入會員到結帳頁時,可以選擇使用的發票載具類型

    如未在會員個人資料填寫載具資料,會員在結帳頁填寫購買資料時,選擇載具類別 ➜ 輸入載具資訊後,可勾選『我同意記錄此為常用載具』

    該載具資訊會儲存於會員個人資料中。

    會員資料如有填寫戴具資料會自動匯入,如未填寫載具資料,在結帳頁底下可勾選我同意記錄功能,系統會自動記錄此會員之載具資料

    *手機條碼載具/自然人憑證載具/悠遊卡載具分別可設定數量上限為1筆資訊。

     

     

     

    二、開立方式

    《線上付款》型訂單的付款狀態為『待核款』『已收款』

    《貨到付款》型訂單的訂單狀態為『處理中』時

    於 訂單列表→訂單明細→付款資訊→發票資訊 欄位會顯示【開立發票】按鈕

    ※ 票券類型商品,在訂單成立後會自動開立發票。

    非貨到付款型訂單,需付款狀態為待核款/已收款時可開立電子發票

    貨到付款型訂單在訂單成立後就可以直接開立發票

    點擊【開立發票】按鈕後,此訂單將會出現在開立發票的列表中

    ※ 在 WACA 後台設定好 PayNow 電子發票後成立的訂單,才能開立電子發票喔!

    例: 6/20 於 WACA 後台設定好電子發票,6/19 建立的單無法開立電子發票

     

    在開立發票的列表也能夠勾選多筆訂單,按下「開立發票」,一併開立

    開立發票列表可勾選多筆訂單同時開立多筆發票

    待發票開立完畢後,系統會發送發票開立完成通知信到主帳號信箱中

    發票開立完成後會發送發票開立完成通知信至主帳號信箱

    通知信中會顯示開立成功與失敗的筆數,發票開立失敗的訂單會顯示錯誤原因

    發票開立完成通知信內會顯示開立的筆數,如果開立失敗會說明失敗原因

    開立完成後,顧客將會於購買時所留下的信箱收到電子發票喔!

    開立發票完成後,購買人信箱會收到電子發票信件

    點選信中「購買證明單列印」就能看到電子發票證明聯,範例如下:

    信中「購買證明單列印」能看到電子發票證明聯

     

     

     

    三、發票處理 (查詢、作廢、折讓等)

    需作廢發票時,進到該筆訂單明細中的「發票資訊」會看到「發票作廢」按鈕,點選後即可作廢該張發票

    需作廢發票時,進到該筆訂單明細中的「發票資訊」會看到「發票作廢」按鈕,點選後即可作廢該張發票

    若想查詢發票詳細資訊或進行其他發票處理,可以進入 PayNow 發票後台,點選上方「查詢發票」接著能夠利用發票號碼、消費者資訊、日期區間等條件查詢到發票

     PayNow 發票後台,點選上方「查詢發票」接著能夠利用發票號碼、消費者資訊、日期區間等條件查詢到發票

    搜尋結果會呈現在下方,若要查看某一發票的詳細資料,可以點選發票後方的〝眼睛圖示〞

    點擊眼睛圖示可查看發票詳細資訊

    展開發票詳細資訊,像是發票狀態、開立日期、商品明細等資訊都能一覽無遺,在「發票日期」欄位也能針對這筆發票做以下處理:

    1. 列印收執聯
    2. 補寄發票 → 輸入email 即可補寄電子發票給消費者。

    3. 補發簡訊 → 輸入手機即可寄送簡訊通知消費者,扣 2 元點數。
    4. 寄送紙本 → 輸入消費者地址、姓名,寄送會扣 30元點數。
    5. 發票折讓 → 輸入折讓金額。
    6. 發票作廢 → 點選即可作廢。

    發票處理選項可依需求點選查看
    ※ 國稅局規定發票可作廢的期限為每兩個月發票必須在次月15日前作廢,如: 1 ~ 2月的發票最晚必須在 3月15號 前作廢,3~ 4月的發票最晚必須在 5月15號前作廢,以此類推......
    ※ 依各個公司作帳時間,建議作廢時間可以提早於 15 號之前,以免作業時間影響報稅。

     

     

     

    四、注意事項

    ① 付款方式為『當面付款』的訂單,如欲開立電子發票,請至 PayNow 電子發票後台手動開立電子發票。

    ② 如訂單欲開立混合稅率的電子發票,請至 PayNow 電子發票後台手動開立混合稅率電子發票。

    ③ 符合以下條件的訂單,若為直接在 PayNow 電子發票後台所開立的電子發票,PayNow 系統會於每日凌晨固定時段將電子發票資訊回傳至 WACA 後台:

    ● WACA 訂單狀態為『出貨完成』

    ● 出貨完成的時間為3天前;例如:今天為16號,系統會檢查13號符合條件的訂單(16號當天不計)。

    ● WACA 訂單明細中發票號碼欄位為『空白』的訂單

    ④ 若於 PayNow 電子發票後台作廢發票,PayNow 系統會於每日凌晨固定時段將作廢之電子發票資訊回傳至 WACA 後台,此時 WACA 後台對應的訂單明細中的發票號碼資訊將會刪除。

    ⑤ 若於 PayNow 電子發票後台作廢發票並同時在 PayNow 電子發票後台為同一筆訂單重新開立新的電子發票,系統需要二天的作業處理同步時間:

    ● 第一天:執行『作廢發票』作業,會將已作廢的發票號碼從 WACA 後台刪除。

    ● 第二天:執行『同步發票』作業,只要符合③條件之訂單,PayNow 系統會回傳新的發票號碼資訊並更新在 WACA 後台。

     

    ※ 注意事項『③/④/⑤』均為系統自動檢查回傳機制;透過 PayNow 後台更新發票資訊的商家,可等候系統自動同步更新發票資訊,不用再手動更改 WACA 後台的發票資訊喔!

     

     

     

    五、優惠方案

    看完以上介紹後是不是覺得很方便呢? PayNow 還提供 WACA 商家享有獨家優惠,緊來看!

    WACA網路開店XPayNow電子發票優惠表
    ※ 使用 $7000 / $5000 、  $13000 / $9000  (單張計費) 方案商家,可於付費期間補差額升級為 $20800 / $16800 (不限張數) 方案,詳細方案計算及優惠請洽 Paynow 業務。 

    用電子發票讓商家在管理上更便利,也能省下許多人力與時間的耗費,「工欲善其事,必先利其器」做好萬全的準備才能辦法應付大量的業績,商家們可以依需要評估使用喔。

    參考資訊:PayNow官網 

     

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