PayNow 電子發票教學
最後更新 2023-08-30

開立發票是商家們營運商店必要的環節之一,經過計算,每年台灣需砍伐 8 萬棵大樹作為紙本發票開立使用,若改為使用電子發票,則不必列印紙本證明聯,減少紙張用量,還能環保愛地球。

使用電子發票有許多優點,不僅開立方便,成本還為一般紙本發票的四分之一,幫助商家節省人力、還能輕鬆報稅。對於消費者而言,減少了紙張發票的負擔之外,自動對獎也是非常貼心的服務。因此 WACA 與電子發票平台「PayNow」合作串接,希望能讓商家在開立發票上更加便利喔!

 

目錄

 

 

電子發票串接設定

進入「商店設定」→「電子發票」中,勾起電子發票後,會看到操作說明步驟。

後台電子發票設定

 

請依照後台操作說明步驟進行申請:

  1. 首先須連繫 PayNow 客服,申請開通電子發票,約需要兩週的時間。

  2. 取得帳號密碼後填入至 WACA 後台。
    須連繫 PayNow 業務,申請開通電子發票,開通密碼後請回填至WACA後台

  3. 登入電子發票平台,設定發票字軌。

  4. 最後設定「預設稅別」後即完成設定。
     電子發票預設稅別設定
    • 預設稅別該怎麼選? 請參考財政部相關規定
    • 商店預設稅別與 WACA POS App 通用,設定前,請先確認商店與 WACA POS 欲使用的稅別。
    • 如需設定混合稅率,請先與 PayNow 聯繫確認開立資格。完成設定後,可以商品登錄針對商品個別設定「商品稅別」。 
      個別商品稅別設定    
                                                

 

完整的發票申請流程可以參考下方流程圖,希望先讓各位商家對申請發票有初步概念。

完成 PayNow 申請步驟後,即完成流程圖中步驟 1、2 的前置作業,後續訂單成立時就可以進行發票的開立囉 ! 

PayNow電子發票申請流程圖

 (圖片來源:PayNow官網)

 

 

自訂發票捐贈欄位

完成 PayNow 電子發票設定,下方可設定結帳頁消費者可選擇的發票捐贈單位。

使用愛心碼查詢希望顯示的單位並加入下方列表,加入後,可長按左方的「⇅」圖示拖曳調整順序。

請留意,捐贈單位列表最多顯示 10 筆,最少需設定 1 筆。

可自訂捐贈單位

消費者結帳時欲捐贈發票即可選擇所設定的捐贈單位

 

 

會員儲存電子發票載具資訊

使用電子發票功能,搭配會員管理功能,消費者可於會員專區編輯電子發票載具資訊(手機/自然人憑證/悠遊卡載具)。

*手機條碼載具/自然人憑證載具/悠遊卡載具分別可設定數量上限為1筆資訊。

會員專區電子發票資訊設定

 

除了從會員資料欄位可設定電子發票載具資訊,設定完成後,當消費者登入會員到結帳頁時,可以直接選擇使用的發票載具資料。

如未在會員個人資料填寫載具資料,會員在結帳頁填寫購買資料時,選擇載具類別 ➜ 輸入載具資訊後,可勾選『我同意記錄此為常用載具』

該載具資訊會儲存於會員個人資料中。

會員資料如有填寫戴具資料會自動匯入,如未填寫載具資料,在結帳頁底下可勾選我同意記錄功能,系統會自動記錄此會員之載具資料

 

 

發票開立方式

 

 

當面付款訂單發票開立開關

當面付款的訂單,在訂單狀態為『處理中』、『出貨完成』皆可開立發票,為了避免與一般線上付款及貨到付款訂單混淆,誤開發票,所以有特別設定當面付款發票開立開關。

「當面付款」的付款方式,開立發票前須先至訂單管理→開立發票,在左側的全域設定開啟【當面付款發票開立】開關,當面付款訂單才能開立發票。

當面付款開立發票開關

 

 

單筆訂單發票開立

商店子帳號至訂單明細開立發票時,須先至賣家中心,開啟訂單管理的「訂單檢視權限」,及「發票開立檢視及編輯」權限。

  • 《線上付款》型訂單的付款狀態為『待核款』『已收款』,
  • 《貨到付款》型訂單的訂單狀態為『處理中』時

於 訂單列表→訂單明細→付款資訊→發票資訊 欄位會顯示【開立發票】按鈕。

非貨到付款型訂單,需付款狀態為待核款/已收款時可開立電子發票

貨到付款型訂單在訂單成立後就可以直接開立發票

 

點擊【開立發票】按鈕後,此訂單將會出現在開立發票的列表中。

在開立發票的列表也能夠勾選多筆訂單,按下「開立發票」,一併開立。

開立發票列表可勾選多筆訂單同時開立多筆發票

 

待發票開立完畢後,系統會發送發票開立完成通知信到主帳號信箱中。

發票開立完成後會發送發票開立完成通知信至主帳號信箱

 

通知信中會顯示開立成功與失敗的筆數,發票開立失敗的訂單會顯示錯誤原因。

發票開立完成通知信內會顯示開立的筆數,如果開立失敗會說明失敗原因

 

開立完成後,顧客將會於購買時所留下的信箱收到發票開立通知信喔!

開立發票完成後,購買人信箱會收到電子發票信件

 

點選信中「購買證明單列印」就能看到電子發票證明聯,範例如下:

信中「購買證明單列印」能看到電子發票證明聯

 

多筆訂單發票開立

如果想一次開立多筆訂單發票,可以直接至訂單管理的「開立發票」,以照下方步驟,開立發票。

  1. 透過條件搜尋訂單
  2. 勾選要開立發票的訂單
  3. 點擊【開立發票】按鈕

批次開立發票

 

請留意:

  • 在 WACA 後台設定好 PayNow 電子發票後成立的訂單,才能開立電子發票喔!
    例: 6/20 於 WACA 後台設定好電子發票,6/19 建立的單無法開立電子發票
  • 票券類型商品,在訂單成立後會自動開立發票。
  • 每日凌晨3點-5點,為 PayNow 系統定期維護時間,後臺將隱藏後台手動開立發票鈕,請於 5 點之後執行發票開立作業。
    • 在系統維護期間成立的票券訂單,系統會於維護時間之後開立發票。
  • 若直接在 PayNow 電子發票後台開立電子發票,符合以下條件的訂單,PayNow 系統會於每日凌晨固定時段將電子發票資訊回傳至 WACA 後台:
    • WACA 訂單狀態為『出貨完成』
    • 出貨完成的時間為3天前;例如:今天為16號,系統會檢查13號符合條件的訂單(16號當天不計)。
    • WACA 訂單明細中發票號碼欄位為『空白』的訂單

 

 

發票處理 (查詢、作廢、折讓等)

發票需作廢時,進到該筆訂單明細中的「發票資訊」欄位,會看到「發票作廢」按鈕,點選後即可作廢該張發票。

需作廢發票時,進到該筆訂單明細中的「發票資訊」會看到「發票作廢」按鈕,點選後即可作廢該張發票

 

若想查詢發票詳細資訊或進行其他發票處理,可以進入 PayNow 發票後台

點選上方「查詢發票」接著能夠利用發票號碼、消費者資訊、日期區間等條件查詢到發票。

 PayNow 發票後台,點選上方「查詢發票」接著能夠利用發票號碼、消費者資訊、日期區間等條件查詢到發票

 

搜尋結果會呈現在下方。

若要查看其中一筆發票的詳細資料,可以點選發票後方的「眼睛」圖示。

點擊眼睛圖示可查看發票詳細資訊

 

展開發票詳細資訊,像是發票狀態、開立日期、商品明細等資訊都能一覽無遺,在「發票日期」欄位也能針對這筆發票進行以下作業:

  1. 列印收執聯
  2. 補寄發票 → 輸入email 即可補寄電子發票給消費者。
  3. 補發簡訊 → 輸入手機即可寄送簡訊通知消費者,扣 2 元點數。
  4. 寄送紙本 → 輸入消費者地址、姓名,寄送會扣 30元點數。
  5. 發票折讓 → 輸入折讓金額。
  6. 發票作廢 → 點選即可作廢。

發票處理選項可依需求點選查看

 

請留意:

  • 國稅局規定發票可作廢的期限為每兩個月發票必須在次月15日前作廢。
    如: 1 ~ 2月的發票最晚必須在 3月15號 前作廢,3~ 4月的發票最晚必須在 5月15號前作廢,以此類推......。
  • 依各個公司作帳時間,建議作廢時間可以提早於 15 號之前,以免作業時間影響報稅。
  • 若於 PayNow 電子發票後台作廢發票,PayNow 系統會於每日凌晨固定時段將作廢之電子發票資訊回傳至 WACA 後台,此時 WACA 後台對應的訂單,訂單明細中的發票號碼資訊將會刪除。
  • 若於 PayNow 電子發票後台作廢發票並同時在 PayNow 電子發票後台為同一筆訂單重新開立新的電子發票,系統需要二天的作業處理同步時間:
    • 第一天:執行『作廢發票』作業,會將已作廢的發票號碼從 WACA 後台刪除。
    • 第二天:執行『同步發票』作業,只要符合③條件之訂單,PayNow 系統會回傳新的發票號碼資訊並更新在 WACA 後台。

 

 

優惠方案

看完以上介紹後是不是覺得很方便呢? PayNow 還提供 WACA 商家享有獨家優惠,緊來看!

WACA網路開店XPayNow電子發票優惠表

 

使用 PayNow 金流開立電子發票優惠贈送說明。

年繳 $7500 / $5000 、  $13000 / $9000 之商家,於付費期間補差額升級為 $20800 / $16800 方案,便可享有不限開立張數限制, 詳細方案及優惠請洽 Paynow 業務。 

(參考資訊:PayNow官網 )

使用電子發票讓商家在管理上更便利,也能省下許多人力與時間的耗費,「工欲善其事,必先利其器」做好萬全的準備才有辦法應付大量的業績,商家們可以依需要評估使用喔。

 

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