商店建置完成後，開始收到第一筆訂單時，是不是既興奮又緊張呢？一方面開心終於有訂單進來、另一方面卻又不知所措，不知道下一步該如何處理？這篇文章，我們先從認識訂單和出貨單開始，四個步驟帶您一起了解訂單處理流程，從查詢訂單 → 確認款項 → 出貨作業 → 完成訂單後的收尾，順利完成第一筆訂單出貨！

目錄

• 認識訂單和出貨單
• 查詢當日新訂單
• 確認訂單款項
• 執行出貨流程
• 訂單完成後續作業
• 總結

認識訂單和出貨單

WACA 處理訂單的位置是在「訂單管理」，進到訂單管理的頁面，我們可以看到分別有「訂單列表」和「出貨單列表」，他們有什麼差別呢?

• 訂單列表：
  消費者完成下單後，我們可以在訂單列表瀏覽到新的訂單，訂單的主要用途是讓店家確認訂單的商品項目和支付款項的狀態。

• 出貨單列表：
  訂單完成確認後，就可以產生出貨單，進到出貨單列表，開始執行出貨相關的流程，包含商品清點裝箱；貼上出貨標籤；確認出貨；以及標記後續顧客取件的狀況。

查詢當日新訂單

接著我們開始訂單處理四步驟，第一步是「查詢當日新訂單」。

2-1.當日訂單篩選

請在「訂單列表」→ 日期區間類別選擇「訂單成立時間」→ 時間設定為「當天日期」→ 點選「搜尋」按鈕，即可篩選出當天成立的訂單。

2-2.新訂單辨別

在訂單列表，新成立的訂單會因為不同的付款方式，在「付款說明」會顯示不同的付款狀態。

確認訂單款項

貨到/取貨付款訂單，因為款項是在顧客取貨時才會收取，所以出貨前不需要確認款項，請直接進到下一個步驟「執行出貨流程」。

針對「線上付款」的訂單，則必須先到「金流後台」確認該筆訂單的款項正確後，將付款狀態轉為「已收款」，才能進行後續出貨流程。

舉例說明：

• 訂單選擇 PayNow ATM 虛擬帳號付款，請至 PayNow 金流後台確認款項。

• 訂單選擇轉帳匯款，請至商店設定的收款銀行帳戶，確認訂單款項。

執行出貨流程

執行出貨作業前，請再次確認訂單的付款狀態，線上付款訂單必須完成款項確認，付款狀態為「已收款」；貨到/取貨付款訂單的付款狀態為「未付款」，接著開始出貨流程。

4-1.確認商品足夠，產生出貨單

• 進行出貨作業前，必須先確認商品數量足夠，再產生出貨單，進行出貨。
• 出貨單產生後，無法收回或刪除，訂單就會顯示進入出貨作業。

4-2.進入出貨流程，商品清點裝箱

產生出貨單後，進入出貨流程，在出貨單明細出貨狀態會顯示為「揀貨中」，請將商品裝箱，並進行出貨商品清點。

4-3.貼上出貨標籤/物流單並出貨

出貨標籤和物流單的產生方式，會因為運送方式是否串接第三方物流而不同。

• 串接第三方的運送方式：綠界科技 ECPay、PayNow
  串接第三方運送方式，將出貨狀態轉為「準備寄送」並「儲存」，系統會自動產生出貨標籤，即可直接列印出貨。出貨資訊也會直接顯示在訂單中，方便顧客和店家後續查詢確認。

• 未串接的運送方式：國際快遞、一般宅配、貨到付款、自訂運送
  未串接第三方運送方式，則需要自行手寫物流單，完成出貨後，點選出貨單明細中的「更改資訊」按鈕，回填物流單號，並將出貨狀態轉為「已配送」後儲存，後續店家和顧客追蹤訂單時，才會有出貨資訊可以查詢。

訂單完成後續作業

5-1.訂單完成

出貨後，顧客確定取貨，且不會在取消或退貨後，代表已經完成訂單處理流程，請在「訂單明細」中，將訂單狀態轉為「歸檔」。

5-2.取消/退貨訂單處理

然而，不是每筆訂單都能順利出貨到消費者手中，消費者如果沒有前往取貨，或取貨後不滿意商品而退貨，訂單狀態有「退貨」「取消」兩個狀態可以選擇；收到消費者退回的商品後，請至 WACA 後台更新訂單狀態至「取消 or 退貨」，接著到第三方金流後台退款給消費者，最後再將 WACA 後台的付款狀態轉到「已退款」喔！

• 退貨
  如果商品退回後，商品有損壞或瑕疵的狀況，無法繼續販售，訂單狀態請選擇「退貨」，商品的數量就不會重新計算到商品庫存中。

• 取消
  退回的商品確定商品完整，可以繼續販售，則將訂單狀態轉為「取消」，商品數量就會直接重新計入商品庫存。

總結

看完訂單處理四步驟後，當商店開始收到源源不絕的訂單時，相信您能夠分辨不同的付款方式該如何確認款項、不同的運送方式該如何出貨，不慌不亂地處理訂單出貨流程囉！

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