POS APP | 帳務處理
最後更新 2024-05-22

門市營運時為了完整服務到各個時段的顧客,會安排員工排班輪值,交換班時最重要的事,就是「把錢算清楚」,以減少當天營業結束時,帳務出入的問題。

在清點帳務時,

要確認今天結帳的現金與零用金是否正確,並用交接本記錄。

要確認信用卡收款是否正確,查看刷卡機資訊,清點信用卡簽單。

如果零用金有額外的支出,也須說明並記錄清楚。

零零總總的帳務,讓資訊更加完整清楚;也讓員工犧牲掉全心服務顧客的上班時間,甚至是占用下班時間,得不償失。

WACA POS APP 讓資訊完整整合,一站式完成所有工作。除了提供結帳功能外,還提供臨時備用金管理紀錄;交換班小結關帳清點功能;讓員工即時查看營業狀況,讓員工在帳務管理上更便利,掌握營收往業績目標更靠近。

 

 

目錄

 

 

臨時備用現金管理

臨時備用現金管理:店內備用金進出之管理。

員工新增項目時,如果需要輸入員工識別碼確認身分,請至 WACA POS 後台管理中心 ➜ 帳號與權限 ➜ 權限管理 ➜ 帳務管理,將「臨時備用金管理」權限開關開啟,並勾選員工姓名,給予權限。

 

1.從工具列表選單,進到「小結|關帳」。

進到左上角的工具列表選單   進到小結關帳

 

2.選擇「小結/關帳」,並點選下方的「臨時備用現金管理」。

3.進到臨時備用現金管理的記錄列表,這邊可以查看備用現金的進出狀況。

  • 支出金額會顯示負號

4.在記錄列表下方點選「新增異動」的按鈕,根據實際現金進出狀況,記錄支出或新增金額。

點選新增異動的按鈕可以新增款項紀錄

 

5.輸入備用現金支出或新增的金額、原因,完成輸入點選「確定」按鈕。

輸入備用金進出的原因後點選確定

 

6.輸入員工識別碼(四碼),錢箱會自動開啟。

輸入四碼員工識別碼

 

7. 完成紀錄後,如果有需要提交紀錄給會計或財務單位,可以列印單據。完成項目勾選後,單據會顯示勾選的項目明細和總計(總支出金額、總新增金額),剩餘金額則是臨時備用現金的實際餘額。

臨時備用金紀錄可以列印單據紀錄銷帳

 

8. 完成臨時備用現金管理操作流程,在管理列表會記錄詳細資訊,包含操作時間、新增/支出金額、剩餘金額、人員、事由。

完成臨時備用現金紀錄

 

 

交換班小結

小結:清點今日營業起始時間,至交換班目前時間點,各項支付實收之金額。

員工進行小結作業時,如果需要輸入員工識別碼確認身分,請至 WACA POS 後台管理中心 ➜ 帳號與權限 ➜ 權限管理 ➜ 帳務管理,將「小結」權限開關開啟,並勾選員工姓名,給予權限。

 

1.從工具列表選單,進到「小結|關帳」。

進到左上角的工具列表選單   進到小結關帳

 

2.選擇「小結/關帳」,並點選「開始小結」。

在小結關帳的頁面中點選開始小結的按鈕

 

3.輸入員工識別碼(四碼),員工識別碼認證後,錢箱會自動開啟,將進行小結作業流程。

輸入員工識別碼4碼

 

4.依序完成「現金支付清點、信用卡清點、電子支付清點、其他支付清點」。

  • 現金支付清點:清點今日錢櫃的現金面額及個別數量。
  • 信用卡支付清點:清點今日刷卡單據的總金額。
  • 電子支付清點(依照後台設定支付項目):進行項目金額清點。
  • 其他支付清點(依照後台設定支付項目):進行項目金額清點。
現金支付清點   信用卡支付清點
電子支付清點

 

其他支付清點

 

5.清點金額確認,針對各個支付項目的實際清點金額及短溢金額進行確認,確認無誤點選「下一步」。

清點金額確認

 

6.短溢金額確認,系統會自動計算,今日營業金額及清點金額是否相同,如金額有差異,有問題的項目會出現紅字。

  • 短溢金額短少,金額顯示負數;短溢金額超出,金額顯示正數。
  • 如果有短溢金額須輸入短溢原因,才能繼續下一步,幫助商家完整紀錄。

輸入短溢金額原因

 

7.今日總清點確認,請再次確認清點金額及短溢原因,如須調整,請回到上一步

今日總清點確認   電子支付和其他支付總清點確認

 

8.錢櫃現金確認,請確認交班小結之後,錢櫃取出和留存的金額。

  • 今日現金取出金額:通常錢櫃只會預留固定金額供門市備用,多餘的金額會由老闆或主管從錢櫃取出,至銀行存款。

輸入今日現金取出金額

 

9.小結單確認,可往下滑動確認支付項目,並列印。

小結單確認   小結單確認完成點選列印

 

10.完成小結作業流程,確認進行換班或關帳結束營業。

10-1-1.完成交換班小結作業,選擇「小結完成,人員即將登出」。若印小結單時,紙捲不夠,導致小結單未列印完整時,可點選「補印小結單」,再次列印。

完成小結作業並登出

 

10-1-2.交班人員繼續營業,輸入員工識別碼,確認身分後請點選「開始營業」。

輸入員工識別碼確認身分   交班人員開始營業

 

10-2.完成小結作業,要繼續完成關帳作業,結束當日營業,請選擇「小結完成,進行關帳並結束營業」。

小結完成繼續關帳

 

 

當日營業結束關帳

關帳:結算今日營業起始時間,至閉店時間各項支付實收之金額。

員工進行小結作業時,如果需要輸入員工識別碼確認身分,請至 WACA POS 後台管理中心 ➜ 帳號與權限 ➜ 權限管理 ➜ 帳務管理,將「關帳」權限開關開啟,並勾選員工姓名,給予權限。

 

1.須先完成小結作業後,點選「小結完成,進行關帳並結束營業」或「進行關帳」的按鈕,執行關帳。

點選「小結完成,進行關帳並結束營業」   點選「進行關帳」的按鈕

 

2.關帳單確認,並列印。

關帳單確認並列印

 

3.關帳完成,可以選擇列印以下明細,

  • 門市(一般)銷貨、門市(寄存)銷貨、門市(預購)出貨明細、門市(寄存)出貨明細、線上(含預購)出貨明細。
  • 補印關帳單:假設在列印關帳紀錄時,紙捲不夠,導致關帳紀錄沒有列印完整時,可以點選補印。

若無門市(寄存)銷貨、門市(預購)出貨明細、門市(寄存)出貨明細、線上(含預購)出貨明細,

點選按鈕後,會顯示「今日無商品銷貨紀錄,單據明細將不列印」。

選擇列印明細種類

 

4.完成所有關帳作業與列印明細後,即可點選「結束,關閉系統」,結束今日營業。

關閉系統結束今日營業

 

 

補印小結關帳明細

進行小結或關帳時,如遇紙捲剛好沒了,或出單機故障,沒列印到明細,該如何是好?小結關帳除了會有完整的操作紀錄外,還可以點選紀錄,補印單據明細。

WACA POS 補印小結關帳明細

 

 

瀏覽營業現況

營業現況讓門市夥伴及主管可以在 POS APP 快速掌握當日營業狀況,甚至是近一周的帳務資訊也能一目了然。

在 WACA POS App 的「小結|關帳」頁面右上方,可以查看「營業現況」。

WACA POS APP 小結關帳查看營業現況


 
 在營業現況最多可查詢七天內的營業資料

  1. 點擊日期長條圖可以切換日期,查看不同日期的營業資訊。

  2. 可以直接「截圖」回報主管營業狀況。

  3. 發現資料有問題時,可以確認資料更新時間,點擊按鈕更新資料。

WACA POS APP 小結關帳查看營業現況

 

在營業現況的資料中,可以查看以下內容:

項目 說明
總營業額 當日在門市收、退款的總金額,包含網路及門市訂單
門市銷售 當日在門市收、退款的「門市訂單」總金額,含預購訂單、訂金、寄存
線上店取付款 當日在門市收、退款的「線上訂單」總金額,含預購訂單

WACA POS APP 小結關帳查看營業現況

 

項目 說明
現場折扣金額 當日在門市結帳 POS 現場折扣的總金額
門市訂金總額 當日在門市收取的訂金總金額
線上預購店取額 當日在門市收取的「線上預購訂單」總金額
寄存訂單總額 當日在門市收取寄存訂單總金額
門市結帳次數 當日在「門市消費」結帳總次數
門市作廢次數 當日「門市訂單」在門市退款的總次數,會計入當日門市銷售金額及總營業額
線上店取結帳次數 當日「線上訂單」在門市付款的總次數
線上店取作廢次數 當日「線上訂單」在門市退款的總次數,會計入當日線上店取付款金額及總營業額
小結次數 當日交換班小結總次數

WACA POS APP 小結關帳查看營業現況

 

 

 

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