路徑：商店設定 ➜ 預約設定，可設定【預約共用設定】及【租借服務設定】。

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【Google 日曆同步】可使用 Google 帳號設定日曆同步，完成綁定後成立的預約訂單，預約確認後， Google 日曆內會顯示已確認預約的資訊。

【預約確認】可設置手動或自動受理預約(產生預約單編號)：

• • 手動確認：收到訂單後，須自行至訂單確認細節，再以手動方式受理預約產生預約單編號。
  • 自動確認：收到訂單後，系統會依照付款方式及付款狀態，自動受理預約。
    • 當面付款訂單，不需確認款項，會立即產生預約單。
    • 須先完成付款的訂單，系統會在收到已付款通知後，產生預約單。

租借預約服務可設置【每日服務時段】【公休日】及【租借注意事項】資訊：

【每日服務時段】適用於基本租借單位為【依時數計價】的租借商品：

• • 關閉：依時數計價類型的租借預約服務 24 小時均開放租借服務。
  • 開啟：可編輯依時數計價類型的租借預約服務的區間，設定後顧客僅可選擇設定的區間內預約租借，例如設定10:00~18:00，代表顧客無法租借 18:01~09:59 間的時段。

【公休日】是指常態性的公休日設置開關：

• • 開啟：可設置固定周幾公休，並可額外依需求決定租借日跨公休日時，是否一樣要向顧客收取公休日當日的租金。
  • 關閉：商店無公休日。

【租借注意事項】為系統預設通知信，預設在預約日前二天自動發送（若預約日為下單隔日則不會發送）；此選填欄位可輸入租借注意事項相關說明，此為系統的重要通知信，內容請勿輸入促銷相關字詞，避免被判斷為垃圾信件導致通知信無法順利寄達。

在受理預約(產生預約單)後，顧客會於預約日當天前往指定地點進行報到/取件，因此在報到/取件時，在場的工作人員需要透過【憑證核銷系統】核對顧客身份；而憑證核銷系統有二種登入的管道：

• 使用「多帳號管理」功能幫負責的工作人員設置專用子帳號，並至帳號管理開啟子帳號的【憑證核銷權限】檢視權限，工作人員登入 WACA 後台即可進入憑證核銷系統進行核銷作業。
• 新增「核銷人員」，設定核銷系統帳號密碼，工作人員輸入核銷系統帳號密碼登入進行核銷作業；相關設定說明如下：

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路徑：商店設定 ➜ 憑證核銷設定 ➜ 點擊 ＋新增核銷人員 按鈕。

進入新增核銷人員頁籤，依畫面指示輸入【姓名】【帳號】【密碼】後點擊 儲存 按鈕。

新增核銷系統帳號密碼後，核銷人員在憑證核銷系統登入頁，輸入正確的帳號密碼，即可進入憑證核銷系統進行核銷作業。

 

預約服務訂單核銷流程

租借預約訂單會經歷以下流程：

• • 確認新成立訂單 ➤ 核對訂單款項 ➤ 受理預約 ➤ 中間可能會經歷「預約數量異動」或「取消預約」 ➤ 顧客入住/取件核對身份完成核銷 ➤ 最後退房/取回商品時將租借商品「整批歸還」完成訂單。
  • 以下提供新成立訂單、核對訂單款項、受理預約、預約數量異動、取消預約及整批歸還說明：

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進入訂單管理後，需要先篩選出需要處理的訂單清單，可使用篩選功能找出目標的訂單：

進入訂單明細，需先付款型的訂單，付款狀態為【待核款】時，請至第三方金流/帳戶核對確認已收到項款後，將付款狀態轉至【已收款】，代表此訂單已完成對帳，而預訂人信箱也會同步收到「收款成功通知信」；接著再執行【受理預約】作業。

依照不同的訂單類型，可執行受理預約的時間點如下：

• • 【先付款】型訂單 ➜ 訂單狀態為「完成付款」才可產生預約單。
  • 【當面付款】型訂單 ➜ 訂單狀態為「處理中」即可產生預約單。

勾選確認可以受理預約的品名及選擇受理數量後，請點擊 產生預約單 按鈕。(若租借時間已經過期，則無法產生預約單)

產生預約單後，可至預約單明細檢視預約內容。

 

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預約單明細

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預約單產生的同時，體驗人會收到「預約憑證通知信」，信件內容包含訂單/預約單編號、預約資訊、憑證資訊、如何查看預約憑證教學及預約核銷代碼等資料。

 

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預約憑證通知信

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受理租借預約後，顧客會在租借當日前往您的指定地點租借裝備/入住，因此您可以透過「憑證核銷系統」確認顧客身份；關於如何核銷憑證，請參考：服務訂單核銷流程。

已受理且未核銷的租借服務預約單，若需要調整租借數量，請前往預約單明細，點擊預約單編號前往預約單明細進行調整：

進入預約單明細後，點擊 取消預約 按鈕，選擇欲取消預約的服務及數量後，系統會詢問是否需要回補庫存：

• • 確定：會回補庫存。(可讓下一位租借預約者進行預約)
  • 取消：不回補庫存。

設定完成後，預約單明細內的租借數量會減少。

部分數量取消的租借預約單，系統會發送「預約憑證異動通知信」，通知信中會更新受理預約數量資訊，預約核銷代碼不變。

 

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預約憑證異動通知信－數量異動

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已受理且未核銷的租借服務預約單，若需要取消租借(全部預約)，請前往預約單明細，點擊預約單編號前往預約單明細進行調整：

進入預約單明細後，先點擊 取消預約 按鈕，再點擊 取消全部租借 按鈕，系統會詢問是否需要回補庫存：

• • 確定：會回補庫存。(可讓下一位租借預約者進行預約)。
  • 取消：不回補庫存。

設定完成後，原核銷狀態會從【未核銷】轉成【已作廢】。

同一筆租借預約單全部取消租借後，系統會發送「預約憑證異動通知信－取消預約」至體驗人信箱。

 

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預約憑證異動通知信－取消預約

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另外，無論是「訂單尚未產生預約單」「受理預約後更改租借數量」或「取消全部預約」等需要退款給消費者的相關情境，請先與顧客確認退款方式，例如：

• • 採第三方金流收款：至第三方金流後台設定退款。
  • 採轉帳匯款收款：向顧客索取退款帳戶，並將款項退至顧客指定帳戶內。
  • 採當面付款：若顧客已至現場繳清原訂單費用，可現場將款項退還給顧客。

接下來請至訂單明細 ➜ 點擊下方 更改資訊 按鈕 ➜ 至預訂人資訊內的【客戶備註】欄位填入「退款原因」「退款日期」「退款方式」「退款金額」「處理人員」等資訊後 ➜ 點擊 儲存 按鈕完成編輯。

加入的客戶備註資訊，顧客可以從前台訂單查詢頁中，查看到相關備註說明；採用當面退款給顧客的商家，建議可以將訂單列印出來(一式二份)，請顧客確認收到退款且訂單資訊無誤後，在列印訂單上進行簽名(一式二份)代表雙方均已知悉此訂單已退款並確認簽收完成，這樣做能有效減少產生後續相關爭議的可能。

當整筆訂單/預約單都確認取消、且款項的部份也確認已處理完成後，可至訂單明細將訂單付款狀態轉至【已退款】，退款完成後，訂單狀態會連動至【取消】代表已取消此筆訂單交易。

顧客前往租借/住宿地點，工作人員完成 [憑證核銷作業] 後，預約單的核銷狀態會轉為 已核銷 ；租借到期日後，顧客會歸還商品/進行退房，此時請至訂單管理 ➜ 預約管理 ➜ 預約單明細，點擊 整批歸還 按鈕完成歸還/退租手續；並且在預約單明細內的核銷狀態會顯示歸還時間資訊。

若需確認指定日期區間的已受理預約的預約單資訊，進入「訂單管理」 ➜ 預約管理 ➜ 服務類型選擇【租借預約】，可透過篩選方式搜尋指定日期區間的預約單資訊：

例如使用以下篩選條件：

• 日期區間類別：租借開始時間 2025-11-03 - 2025-11-04
• 關鍵字類別：品名 帳篷

可篩選出這二天有租借帳篷的預約單：

若篩選結果有多筆預約單編號，想統計總共需要準備的帳篷總數，可點擊左下方的點擊 租借預約單明細匯出 按鈕 ➜ 選擇一次性匯出或選擇匯出格式：

• 一次性匯出：匯出所有的預約單資料。
• 選擇匯出格式：若想針對特定商品(品名)匯出備貨使用，建議可新增匯出格式，未來需要整理清單時，可以直接選擇格式名稱匯出所需要的欄位資料。
  
  

匯出租借預約單明細後，信箱會收到租借預約單匯出完成通知信，內含 Excel 檔下載連結以及檔案密碼。

解壓縮檔案後，可使用表單的篩選功能，計算出當天所需的租借數量資訊。

租借預約提供「產生預約單/列印訂單/更改訂單狀態/更改付款狀態」批次處理功能，步驟如下：

1. 篩選出需要批次處理的訂單。
2. 勾選需要批次作業的訂單。
3. 批次動作選擇所需要的選項。
4. 接下來依照畫面指示即可執行批次處理作業，一次產生多筆預約單、列印多筆訂單，及一次更新訂單/付款狀態。
   
   

發票上傳：請參考 [批次發票上傳] 教學。