預約管理|訂單通知信及簡訊提醒
最後更新 2024-08-28

電話、私訊預約後,總是不確定商家到底有沒有真的保留預約;想再次確認,卻遲遲聯繫不上。這是大家的經驗,也是在網路上預約常見的狀況。小型工作室人力有限,又要擔任客服、又要提供服務,兩者無法同時兼顧,多一個人力卻又多一筆花費。

WACA Booking 提供訂單通知信和簡訊提醒服務,在每個訂單處理階段,發送通知信給顧客,減少來回溝通的次數,卻能讓顧客完整掌握處理進度。

 

目錄

 

訂單通知信

在訂單處理的過程中,系統會依照訂單狀態,自動發送相對應的通知信,讓顧客清楚掌握訂單處理進度。

 

小提醒:

  • 為了讓通知信能順利送達顧客信箱,避免因為標題或文案被判斷為垃圾信,通知信件內容均為系統預設內容;惟行前通知信可編輯行前注意事項,用途是行前提醒用,編輯前請務必切記,請勿放置促銷字詞喔!

訂購通知信

發送對象

預訂人

訂單/付款狀態

訂單狀態「處理中」

發送時機

訂單成立時。

信件主要內容

訂購內容及付款資訊。

訂購失敗通知

發送對象

預訂人

訂單/付款狀態

訂單狀態「失敗」

發送時機

第三方金流,

    • 刷卡付款失敗。
    • 未於付款期限內完成付款。

信件主要內容

訂單購買失敗。

收款成功通知信

發送對象

預訂人

訂單/付款狀態

訂單狀態「已收款」

發送時機

商家款項核對,調整付款狀態為「已收款」。

信件主要內容

已收款成功,將安排預約服務。

繳款提醒通知信

發送對象

預訂人

訂單/付款狀態

付款狀態「未付款」
註:不含當面付款

發送時機

繳費期限前一天,付款狀態為「未付款」。

  • 轉帳匯款N+2天
  • PayNow
    • ATM虛擬帳號 N+2天
    • 四大超商條碼 N+3天
    • Ibon 代碼 N+2天
    • Famiport 代碼 N+2天

註:N 為訂單成立當天

信件主要內容

提醒繳款期限將至,前往繳費。

訂購取消通知信

發送對象

預訂人

訂單/付款狀態

訂單狀態「取消」

發送時機

顧客取消預約,

  • 未付款前,於商店訂單查詢取消訂單。
  • 已完成付款,商家完成退款,手動將付款狀態轉「已退款」,系統自動連動訂單狀態轉「取消」。

信件主要內容

訂購內容取消成功。

預約憑證通知信

發送對象

體驗人

訂單/付款狀態

訂單狀態「受理中」、「受理完成」

發送時機

商家受理顧客預約,產生預約單。

信件主要內容

  • 已被受理預約的服務及數量,以及預約核銷代碼。
  • 服務場次會帶連結,可加入個人 Google 日曆。

預約憑證異動通知信

發送對象

體驗人

訂單/付款狀態

訂單狀態「受理中」、「受理完成」

發送時機

商家分次受理或部分取消預約時,

  • 同一場次分次受理,第二次受理時發送。
  • 產生預約單後,取消部分預約數量。

信件主要內容

  • 更新已被受理預約的服務及總數量,以及相對應的預約核銷代碼。
  • 服務場次會帶連結,可加入個人 google 日曆。

預約行前通知信

發送對象

體驗人

訂單/付款狀態

訂單狀態「受理中」、「受理完成」

發送時機

  • 預約的服務即將開始前2天發送。
  • 服務時間如果是下單隔天,則不會發送。

信件主要內容

  • 預約資訊、行前注意事項、憑證資訊及憑證核銷方式。
  • 服務場次會帶連結,可加入個人 Google 日曆。

注意事項

  • 『行前注意事項』欄位可於商店設定 ➜ 預約設定內編輯,用途是用於行前提醒用,編輯前請務必切記,請勿放置促銷字詞喔!避免信件被判斷為垃圾信件導致無法順利寄達。

服務分派通知信

發送對象

服務夥伴

訂單/付款狀態

訂單狀態「受理中」、「受理完成」

發送時機

 商家確認場次將提供服務,安排服務夥伴。

信件主要內容

  • 該場次服務資訊及預約總數量。
  • 服務分派通知信能加入 Google 日曆。

 

 

訂單簡訊提醒

除了訂單通知信之外,商家也可以使用商店設定中的「簡訊提醒」功能,多一個管道通知顧客目前訂單處理進度,增加顧客安心感。

WACA 的簡訊提醒功能,是與「SMARTDOVE」和「台灣簡訊」配合提供服務,主要與訂單通知信同步發送,簡訊內容可以在限制字數內自行調整。如欲使用「台灣簡訊」,請依照商店後台的申請步驟,至台灣簡訊網站完成設定與儲值;如欲使用「SMARTDOVE」,只需要在商店後台完成 WACA 點數儲值與兌換,即可發送簡訊。

 

  • 簡訊提醒設定

簡訊提醒的設定位置在「商店設定」 ➜ 「簡訊提醒」,進到簡訊提醒,請選擇欲使用 SMARTDOVE 或台灣簡訊服務。

  • 使用台灣簡訊,請依照 WACA 後台說明步驟完成申請並啟用。
  • 使用 SMARTDOVE 簡訊服務,請依照下方說明完成 WACA 點數儲值。

WACA 簡訊提醒設定

 

  • SMARTDOVE 簡訊儲值

使用 SMARTDOVE ,請先完成 「WACA 點數儲值」,此點數可與「促銷電子報」與「購物車未結通知信」共用。

  1. 點「立即儲值」的按鈕,完成儲值點數確認並付款。
  2. 回到簡訊提醒的 SMARTDOVE 點選「我要兌換」按鈕。
  3. 輸入要兌換用來發送簡訊的 WACA 點數數量。
  4. 點選「確定兌換」,就可以開始使用簡訊功能。

 

小提醒

  • 國內簡訊一則0.85點,國外簡訊一則3點。
  • 可發送的國內簡訊低於100則時 ,登入後台會跳出提醒通知。
  • 可發送的國內簡訊少於 50 則時,系統會發出「簡訊點數即將使用完畢」email 通知信。

 

WACA 簡訊點數儲值

 

  • 簡訊內容說明

簡訊提醒會依照訂單狀態及使用情境,發送簡訊給相對應的對象,讓商店顧客有完善的購物體驗。

訂購通知 發送對象 預訂人
訂單/付款狀態 訂單狀態「處理中」
發送時機 訂單成立時
訂購失敗通知 發送對象 預訂人
訂單/付款狀態 訂單狀態「失敗」
發送時機 第三方金流
● 刷卡付款失敗
● 未於付款期限內完成付款
收款成功通知 發送對象 預訂人
訂單/付款狀態 訂單狀態「已收款」
發送時機 商家核對款項後,更新付款狀態為「已收款」時。
繳款提醒 發送對象 預訂人
訂單/付款狀態 付款狀態「未付款」
不含當面付款
發送時機 繳費期限前一天,付款狀態為「未付款」
● 轉帳匯款 N+2 天
● PayNow
 ATM 虛擬帳號 N+2 天
 四大超商條碼 N+3 天
 IBON 代碼 N+2 天
 Famiport 代碼 N+2 天
註:N 為訂單成立當天
訂購取消通知 發送對象 預訂人
訂單/付款狀態 訂單狀態「取消」
發送時機 顧客取消預約
 ● 未付款前,於商店訂單查詢取消訂單
 ● 已完成付款,商家完成退款,手動將付款狀態轉使「已退款」,系統自動連動訂單狀態轉取消
手機號碼驗證 發送對象 會員
訂單/付款狀態
發送時機 顧客使用手機號碼註冊加入會員時,系統會發送簡訊驗證碼,完成驗證後加入商店會員
預約行前通知 發送對象 體驗人
訂單/付款狀態 訂單狀態「受理中」、「受理完成」
發送時機 預約服務即將開始前二天發送
服務時間如果是下單後隔天,則不會發送
優惠券發送 發送對象 會員
訂單/付款狀態  -
發送時機 優惠券發送日當天下午 3 點
優惠券到期 發送對象 會員
訂單/付款狀態  -
發送時機 優惠券到期前 7 天下午 3 點;惟優惠券使用時間不足 7 天時,則不會發送

 

 

總結

訂單通知信與簡訊提醒,讓顧客清楚掌握每個處理流程,增加安心感信任感;讓商家可以百分百專心提供顧客更好的服務,後續搭配會員功能,紀錄顧客消費習慣,培養忠實顧客,讓商店經營更穩定。

此外,不論是預訂人還是體驗人,都能接收到需要的服務通知,顧客如果有代訂或是轉讓預約的需求,只要在受理預約之前,通知商家更改體驗人資訊,就可以不用擔心後續無法核銷囉!

 

 

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