預約管理｜訂單通知信及簡訊提醒

電話、私訊預約後，總是不確定商家到底有沒有真的保留預約；想再次確認，卻遲遲聯繫不上。這是大家的經驗，也是在網路上預約常見的狀況。小型工作室人力有限，又要擔任客服、又要提供服務，兩者無法同時兼顧，多一個人力卻又多一筆花費。

WACA Booking 提供訂單通知信和簡訊提醒服務，在每個訂單處理階段，發送通知信給顧客，減少來回溝通的次數，卻能讓顧客完整掌握處理進度。

訂單通知信

在訂單處理的過程中，系統會依照訂單狀態，自動發送相對應的通知信，讓顧客清楚掌握訂單處理進度。

小提醒：

為了讓通知信能順利送達顧客信箱，避免因為標題或文案被判斷為垃圾信，通知信件內容均為系統預設內容；惟行前通知信可編輯行前注意事項，用途是行前提醒用，編輯前請務必切記，請勿放置促銷字詞喔！

訂購通知信	發送對象	預訂人
	訂單/付款狀態	訂單狀態「處理中」
	發送時機	訂單成立時。
	信件主要內容	訂購內容及付款資訊。

訂購失敗通知	發送對象	預訂人
	訂單/付款狀態	訂單狀態「失敗」
	發送時機	第三方金流，刷卡付款失敗。未於付款期限內完成付款。
	信件主要內容	訂單購買失敗。

收款成功通知信	發送對象	預訂人
	訂單/付款狀態	訂單狀態「已收款」
	發送時機	商家款項核對，調整付款狀態為「已收款」。
	信件主要內容	已收款成功，將安排預約服務。

繳款提醒通知信	發送對象	預訂人
	訂單/付款狀態	付款狀態「未付款」註：不含當面付款
	發送時機	繳費期限前一天，付款狀態為「未付款」。轉帳匯款Ｎ+2天 PayNow ATM虛擬帳號 N+2天四大超商條碼 N+3天 Ibon 代碼 N+2天 Famiport 代碼 N+2天註：N 為訂單成立當天
	信件主要內容	提醒繳款期限將至，前往繳費。

訂購取消通知信	發送對象	預訂人
	訂單/付款狀態	訂單狀態「取消」
	發送時機	顧客取消預約，未付款前，於商店訂單查詢取消訂單。已完成付款，商家完成退款，手動將付款狀態轉「已退款」，系統自動連動訂單狀態轉「取消」。
	信件主要內容	訂購內容取消成功。

預約憑證通知信	發送對象	體驗人
	訂單/付款狀態	訂單狀態「受理中」、「受理完成」
	發送時機	商家受理顧客預約，產生預約單。
	信件主要內容	已被受理預約的服務及數量，以及預約核銷代碼。服務場次會帶連結，可加入個人 Google 日曆。

預約憑證異動通知信	發送對象	體驗人
	訂單/付款狀態	訂單狀態「受理中」、「受理完成」
	發送時機	商家分次受理或部分取消預約時，同一場次分次受理，第二次受理時發送。產生預約單後，取消部分預約數量。
	信件主要內容	更新已被受理預約的服務及總數量，以及相對應的預約核銷代碼。服務場次會帶連結，可加入個人 google 日曆。

預約行前通知信	發送對象	體驗人
	訂單/付款狀態	訂單狀態「受理中」、「受理完成」
	發送時機	預約的服務即將開始前２天發送。服務時間如果是下單隔天，則不會發送。
	信件主要內容	預約資訊、行前注意事項、憑證資訊及憑證核銷方式。服務場次會帶連結，可加入個人 Google 日曆。
	注意事項	『行前注意事項』欄位可於商店設定 ➜ 預約設定內編輯，用途是用於行前提醒用，編輯前請務必切記，請勿放置促銷字詞喔！避免信件被判斷為垃圾信件導致無法順利寄達。

服務分派通知信	發送對象	服務夥伴
	訂單/付款狀態	訂單狀態「受理中」、「受理完成」
	發送時機	商家確認場次將提供服務，安排服務夥伴。
	信件主要內容	該場次服務資訊及預約總數量。服務分派通知信能加入 Google 日曆。

訂單簡訊提醒

除了訂單通知信之外，商家也可以使用商店設定中的「簡訊提醒」功能，多一個管道通知顧客目前訂單處理進度，增加顧客安心感。

WACA 的簡訊提醒功能，是與「SMARTDOVE」和「台灣簡訊」配合提供服務，主要與訂單通知信同步發送，簡訊內容可以在限制字數內自行調整。如欲使用「台灣簡訊」，請依照商店後台的申請步驟，至台灣簡訊網站完成設定與儲值；如欲使用「SMARTDOVE」，只需要在商店後台完成 WACA 點數儲值與兌換，即可發送簡訊。

簡訊提醒設定
SMARTDOVE 簡訊儲值
簡訊內容說明

簡訊提醒設定

簡訊提醒的設定位置在「商店設定」 ➜ 「簡訊提醒」，進到簡訊提醒，請選擇欲使用 SMARTDOVE 或台灣簡訊服務。

使用台灣簡訊，請依照 WACA 後台說明步驟完成申請並啟用。
使用 SMARTDOVE 簡訊服務，請依照下方說明完成 WACA 點數儲值。

WACA 簡訊提醒設定

SMARTDOVE 簡訊儲值

使用 SMARTDOVE ，請先完成「WACA 點數儲值」，此點數可與「促銷電子報」與「購物車未結通知信」共用。

點「立即儲值」的按鈕，完成儲值點數確認並付款。
回到簡訊提醒的 SMARTDOVE 點選「我要兌換」按鈕。
輸入要兌換用來發送簡訊的 WACA 點數數量。
點選「確定兌換」，就可以開始使用簡訊功能。

小提醒

國內簡訊一則0.85點，國外簡訊一則3點。
可發送的國內簡訊低於100則時，登入後台會跳出提醒通知。
可發送的國內簡訊少於 50 則時，系統會發出「簡訊點數即將使用完畢」email 通知信。

WACA 簡訊點數儲值

簡訊內容說明

簡訊提醒會依照訂單狀態及使用情境，發送簡訊給相對應的對象，讓商店顧客有完善的購物體驗。

訂購通知	發送對象	預訂人
	訂單/付款狀態	訂單狀態「處理中」
	發送時機	訂單成立時
訂購失敗通知	發送對象	預訂人
	訂單/付款狀態	訂單狀態「失敗」
	發送時機	第三方金流 ● 刷卡付款失敗 ● 未於付款期限內完成付款
收款成功通知	發送對象	預訂人
	訂單/付款狀態	訂單狀態「已收款」
	發送時機	商家核對款項後，更新付款狀態為「已收款」時。
繳款提醒	發送對象	預訂人
	訂單/付款狀態	付款狀態「未付款」不含當面付款
	發送時機	繳費期限前一天，付款狀態為「未付款」 ● 轉帳匯款 N+2 天 ● PayNow 　ATM 虛擬帳號 N+2 天　四大超商條碼 N+3 天　IBON 代碼 N+2 天　Famiport 代碼 N+2 天註：N 為訂單成立當天
訂購取消通知	發送對象	預訂人
	訂單/付款狀態	訂單狀態「取消」
	發送時機	顧客取消預約　● 未付款前，於商店訂單查詢取消訂單　● 已完成付款，商家完成退款，手動將付款狀態轉使「已退款」，系統自動連動訂單狀態轉取消
手機號碼驗證	發送對象	會員
	訂單/付款狀態	－
	發送時機	顧客使用手機號碼註冊加入會員時，系統會發送簡訊驗證碼，完成驗證後加入商店會員
預約行前通知	發送對象	體驗人
	訂單/付款狀態	訂單狀態「受理中」、「受理完成」
	發送時機	預約服務即將開始前二天發送服務時間如果是下單後隔天，則不會發送
優惠券發送	發送對象	會員
	訂單/付款狀態	-
	發送時機	優惠券發送日當天下午 3 點
優惠券到期	發送對象	會員
	訂單/付款狀態	-
	發送時機	優惠券到期前 7 天下午 3 點；惟優惠券使用時間不足 7 天時，則不會發送