電話、私訊預約後，總是不確定商家到底有沒有真的保留預約；想再次確認，卻遲遲聯繫不上。這是大家的經驗，也是在網路上預約常見的狀況。小型工作室人力有限，又要擔任客服、又要提供服務，兩者無法同時兼顧，多一個人力卻又多一筆花費。
WACA Booking 提供訂單通知信和簡訊提醒服務，在每個訂單處理階段，發送通知信給顧客，減少來回溝通的次數，卻能讓顧客完整掌握處理進度。
目錄
訂單通知信
在訂單處理的過程中，系統會依照訂單狀態，自動發送相對應的通知信，讓顧客清楚掌握訂單處理進度。
小提醒：
- 為了讓通知信能順利送達顧客信箱，避免因為標題或文案而成為垃圾信，信件內容由系統預設，無法調整。
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訂購通知信 |
發送對象 |
預訂人 |
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訂單/付款狀態 |
訂單狀態「處理中」 |
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發送時機 |
訂單成立時。 |
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信件主要內容 |
訂購內容及付款資訊。 |
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訂購失敗通知 |
發送對象 |
預訂人 |
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訂單/付款狀態 |
訂單狀態「失敗」 |
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發送時機 |
第三方金流，
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信件主要內容 |
訂單購買失敗。 |
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收款成功通知信 |
發送對象 |
預訂人 |
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訂單/付款狀態 |
訂單狀態「已收款」 |
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發送時機 |
商家款項核對，調整付款狀態為「已收款」。 |
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信件主要內容 |
已收款成功，將安排預約服務。 |
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繳款提醒通知信 |
發送對象 |
預訂人 |
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訂單/付款狀態 |
付款狀態「未付款」 |
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發送時機 |
繳費期限前一天，付款狀態為「未付款」。
註：N 為訂單成立當天 |
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信件主要內容 |
提醒繳款期限將至，前往繳費。 |
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訂購取消通知信 |
發送對象 |
預訂人 |
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訂單/付款狀態 |
訂單狀態「取消」 |
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發送時機 |
顧客取消預約，
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信件主要內容 |
訂購內容取消成功。 |
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預約憑證通知信 |
發送對象 |
體驗人 |
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訂單/付款狀態 |
訂單狀態「受理中」、「受理完成」 |
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發送時機 |
商家受理顧客預約，產生預約單。 |
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信件主要內容 |
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預約憑證異動通知信 |
發送對象 |
體驗人 |
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訂單/付款狀態 |
訂單狀態「受理中」、「受理完成」 |
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發送時機 |
商家分次受理或部分取消預約時，
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信件主要內容 |
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預約行前通知信 |
發送對象 |
體驗人 |
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訂單/付款狀態 |
訂單狀態「受理中」、「受理完成」 |
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發送時機 |
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信件主要內容 |
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服務分派通知信 |
發送對象 |
服務夥伴 |
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訂單/付款狀態 |
訂單狀態「受理中」、「受理完成」 |
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發送時機 |
商家確認場次將提供服務，安排服務夥伴。 |
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信件主要內容 |
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訂單簡訊提醒
除了訂單通知信之外，商家也可以使用商店設定中的「簡訊提醒」功能，多一個管道通知顧客目前訂單處理進度，增加顧客安心感。
WACA 的簡訊提醒功能，是與「SMARTDOVE」和「台灣簡訊」配合提供服務，主要與訂單通知信同步發送，簡訊內容可以在限制字數內自行調整。如欲使用「台灣簡訊」，請依照商店後台的申請步驟，至台灣簡訊網站完成設定與儲值；如欲使用「SMARTDOVE」，只需要在商店後台完成 WACA 點數儲值與兌換，即可發送簡訊。
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簡訊提醒設定
簡訊提醒的設定位置在「商店設定」 ➜ 「簡訊提醒」，進到簡訊提醒，請選擇欲使用 SMARTDOVE 或台灣簡訊服務。
- 使用台灣簡訊，請依照 WACA 後台說明步驟完成申請並啟用。
- 使用 SMARTDOVE 簡訊服務，請依照下方說明完成 WACA 點數儲值。
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SMARTDOVE 簡訊儲值
使用 SMARTDOVE ，請先完成 「WACA 點數儲值」，此點數可與「促銷電子報」與「購物車未結通知信」共用。
- 點「立即儲值」的按鈕，完成儲值點數確認並付款。
- 回到簡訊提醒的 SMARTDOVE 點選「我要兌換」按鈕。
- 輸入要兌換用來發送簡訊的 WACA 點數數量。
- 點選「確定兌換」，就可以開始使用簡訊功能。
小提醒
- 國內簡訊一則0.85點，國外簡訊一則3點。
- 可發送的國內簡訊低於100則時 ，登入後台會跳出提醒通知。
- 可發送的國內簡訊少於 50 則時，系統會發出「簡訊點數即將使用完畢」email 通知信。
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簡訊內容說明
簡訊提醒會依照訂單狀態及使用情境，發送簡訊給相對應的對象，讓商店顧客有完善的購物體驗。
| 訂購通知 | 發送對象 | 預訂人 |
| 訂單/付款狀態 | 訂單狀態「處理中」 | |
| 發送時機 | 訂單成立時 | |
| 訂購失敗通知 | 發送對象 | 預訂人 |
| 訂單/付款狀態 | 訂單狀態「失敗」 | |
| 發送時機 | 第三方金流 ● 刷卡付款失敗 ● 未於付款期限內完成付款 |
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| 收款成功通知 | 發送對象 | 預訂人 |
| 訂單/付款狀態 | 訂單狀態「已收款」 | |
| 發送時機 | 商家核對款項後，更新付款狀態為「已收款」時。 | |
| 繳款提醒 | 發送對象 | 預訂人 |
| 訂單/付款狀態 | 付款狀態「未付款」 不含當面付款 |
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| 發送時機 | 繳費期限前一天，付款狀態為「未付款」 ● 轉帳匯款 N+2 天 ● PayNow ATM 虛擬帳號 N+2 天 四大超商條碼 N+3 天 IBON 代碼 N+2 天 Famiport 代碼 N+2 天 註：N 為訂單成立當天 |
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| 訂購取消通知 | 發送對象 | 預訂人 |
| 訂單/付款狀態 | 訂單狀態「取消」 | |
| 發送時機 | 顧客取消預約 ● 未付款前，於商店訂單查詢取消訂單 ● 已完成付款，商家完成退款，手動將付款狀態轉使「已退款」，系統自動連動訂單狀態轉取消 |
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| 手機號碼驗證 | 發送對象 | 會員 |
| 訂單/付款狀態 | － | |
| 發送時機 | 顧客使用手機號碼註冊加入會員時，系統會發送簡訊驗證碼，完成驗證後加入商店會員 | |
| 預約行前通知 | 發送對象 | 體驗人 |
| 訂單/付款狀態 | 訂單狀態「受理中」、「受理完成」 | |
| 發送時機 | 預約服務即將開始前二天發送 服務時間如果是下單後隔天，則不會發送 |
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| 優惠券發送 | 發送對象 | 會員 |
| 訂單/付款狀態 | - | |
| 發送時機 | 優惠券發送日當天下午 3 點 | |
| 優惠券到期 | 發送對象 | 會員 |
| 訂單/付款狀態 | - | |
| 發送時機 | 優惠券到期前 7 天下午 3 點；惟優惠券使用時間不足 7 天時，則不會發送 |
總結
訂單通知信與簡訊提醒，讓顧客清楚掌握每個處理流程，增加安心感信任感；讓商家可以百分百專心提供顧客更好的服務，後續搭配會員功能，紀錄顧客消費習慣，培養忠實顧客，讓商店經營更穩定。
此外，不論是預訂人還是體驗人，都能接收到需要的服務通知，顧客如果有代訂或是轉讓預約的需求，只要在受理預約之前，通知商家更改體驗人資訊，就可以不用擔心後續無法核銷囉！
