電子發票選哪間?除了價格外你還要看這些

2019-01-11 10:00:00 回應( WACA小教室

點擊可以直達該段落

一、市面上電子發票商該如何選擇?
二、選 PayNow 電子發票的理由
三、我想直接了解獨家優惠

 

 

一、市面上電子發票商該如何選擇?

 

經營電商免不了會遇到開發票的問題,在電子發票成為趨勢的現在,市面上這麼多電子發票商,我們該如何選擇呢?除了看價格外,WACA 彙整了電子發票商四大項評估指標,讓商家們可參考來選擇

  • 申請流程是否簡便
  • 線上下發票是否整合
  • 代辦服務是否完整
  • 後台操作是否簡單

 

以下一一說明:

 

申請流程

商家自行申請電子發票的流程中,需要填寫各式表單,包括申請電子發票服務、載具、字軌等,而每份申請書都要寄送給不同單位。

雖然網路上有非常多關於申請電子發票的教學資料,但在資料爆量的情況下,反而更難去判斷正確性及彙整真正需要做的事項,對自行辦理的商家來說,是非常耗時耗力的。因此在選擇電子發票商時,應注意是否有提供代申請的服務,以減少商家本身的作業。

 

線上線下整合

電子發票的好處就是不需要人工一筆筆開立後隨貨附上,只要商家將網站銷售資料匯入至電子發票系統,電子發票商就會直接以 Email 將發票寄至消費者信箱,降低資料誤植、漏開、字軌重覆等錯誤發生。

除了線上商店外,若商家還有實體門市,也需考慮是否可與線下商店發票整合,避免一間商家兩套系統,管理不易。

 

維護及代辦服務

電子發除了平常的出貨開立、作廢、銷貨退回...等,還有後續「維護」發票開立的事項,例如:中獎發票、未開空白發票的上傳等等,這些也會需要耗費額外的人力、時間。因此選擇電子發票商時,也需考慮這些事項廠商是否提供代辦服務,以下就這些小細節說明: 

● 關於發票上傳時限,我要做什麼?

一般開立發票後,須於 48 小時內上傳至財政部電子發票整合平台,供買受人查詢,另外未開立的空白發票,也需於次期 10 號前上傳。由於法律針對發票上傳有明文規定,商家若是超過規定的時間、或是漏上傳發票,嚴重可能會有法律上的責任。

 

● 發票中獎了該如何通知消費者?

以 Email 形式寄送的電子發票,由於沒有實體,因此消費者若是中獎時,必須向開立發票的商家索取印出的紙本發票,方能兌獎。因此每兩個月財政部公布統一發票中獎清冊,商家就必須確認開出的發票是否有中獎,若有的話,就必須通知消費者。

 

● 每期電子發票的字軌我都要自己去取嗎?

使用電子發票的商家,每期都需前往財政部電子發票整合平台取得電子發票字軌,若有使用其他第三方開立系統的商家,要再將取得的字軌填入系統後台,才能繼續開立下期的發票。

 

● 收到財政部的公文,我該怎麼做?

公文對於一般商家來說,收到了等於是來了顆不定時炸彈!沒有處理的經驗,很難斷定事大事小以及該如何正確的處理,這時候往往必須仰賴諮詢電子發票系統商,以提供建議。

 

 

後台操作簡單

前面有提到,電子發票系統多辦是需要商家將銷售資料,連同消費者的聯絡 Email 匯入後,統一開立並寄出,因此後台匯入是否方便、後續若消費者有疑問時,是否容易查找,發票處理如作廢、折讓等,是否容易,也都是選擇的一大重點。

 


 

WACA x PayNow   

 

WACA了解商家們在選擇電子發票商時的難處,因此特別與提供完整服務的PayNow合作,串接電子發票系統,省下商家們的許多困擾。

 

申請流程

PayNow 了解商家們的忙碌,因此想辦法將商家在第一次申請電子發票時需要做的事情減到最低。使用PayNow電子發票,商家只需與PayNow 簽屬合約(合約中已包含全部電子發票申請文件) ,合約寄回給 PayNow 後,剩下的申請事宜交給 PayNow 就搞定 。

下圖為 PayNow 及一般發票商的申請流程比較 (橘底部分需商家自行處理)

 

線上線下整合

WACA商家若使用PayNow以外的電子發票服務,會需要將訂單資料匯出後,再匯入其他發票系統中。若使用 PayNow 電子發票,商家只需要一開始在 WACA 後台回填PayNow串接代碼,後續商家便可直接於 WACA 訂單頁面「開立發票」,PayNow 就會直接以 Email 寄送電子發票給該消費者,從此開立發票不再需要兩個後台的轉換。

>>怎麼串接、開立發票?這裡看

在線下實體店的部分,WACA所合作的Mr. POS系統,也串接了 PayNow 電子發票服務,商家於 WACA 後台設定好電子發票的資訊後, 實體門市可用  Mr. POS 印出電子發票證明聯 (如超商的發票型式) 提供給顧客,整合商家線上、線下的通路,在管理上減輕許多負擔,也減少了斷點的產生。

 

維護及代辦服務

● 發票上傳時限

不論是已開立或未開立完的空白發票,PayNow 都會於法律規定的時限內自動上傳至財政部平台,商家們完全無須擔心太過忙碌而錯過時限。

● 中獎發票處理

每兩個月財政部公布統一發票中獎清冊時,PayNow 會主動 Email 通知中獎消費者,並寄送中獎紙本發票給商家,方便商家轉寄給消費者兌獎,讓商家無須花費多餘心力一一核對所開出發票,只要將收到的發票寄給消費者即完成處理。

● 字軌取得,帳號維護

PayNow 每期會將字軌自動帶入後台,商家無需自行取字軌,等於交由 PayNow 維護字軌。假如遇到財政部平台帳號異常的狀況,PayNow 也會協助處理,幫商家們省了許多不必要的煩惱。

● 公文處理

市面上許多系統商遇到政府公文可能避之唯恐不及,但若使用 PayNow 的服務,收到公文可直接交由 PayNow 代為處理,商家只需要配合提供相關資料,可避免許多研究的時間以及繁複處理流程,給專業處理也更為放心。

 

後台操作

使用電子發票需要注意的事項非常多,上方有提到一間好的電子發票廠商可以減輕商家們在開立上的困難,簡便好用的後台操作也會有事半功倍的效果,以 PayNow 電子發票系統來說:

1. 與 WACA 串接,可在後台一鍵開立發票

開立成功後若要作廢,也可直接於「訂單明細」中點擊作廢喔

2. 發票處理 (折讓、作廢等) 可於 PayNow 電子發票後台點選完成

想了解更詳細的操作,請參考 Paynow 電子發票部落格

 

使用 PayNow 電子發票系統的好處

看完了上述的重點之後,相信商家們都有判斷電子發票商是否適合自己的能力了,那在最後總結了以上各項指標,並列出 PayNow 與一般電子發票廠商的差異,讓商家更了解使用 WACA並搭配 PayNow 電子發票的便利性,小編真心推薦:

 

 

WACA x PayNow 獨家優惠

除了上述提到的貼心服務,PayNow 也提供了開立電子發票的獨家優惠給 WACA 的商家們:

※ 可依照商店每個月開立發票數量選擇最適合自己的方案。

※ 優惠價另外贈送免費開立張數。

※ 想了解詳細方案計算及優惠請洽 PayNow 業務。

 

一間好的電子發票廠商可以協助商家們減少開立、維護上的負擔,商家們可依上方的各項指標評估適合的廠商,業績搶搶滾的同時,開立發票也可無後顧之憂~