經營電商除了重視品牌形象、商品銷售行銷策略、消費者結帳流程、網站資安維護外，其實網站整體效能、頁面瀏覽速度也是影響消費者購物體驗非常重要的環節唷！因此，為了維持資料庫效能與網站整體順暢度以及資料安全，WACA 每月 1 號系統會執行舊訂單封存作業；封存舊訂單後可以提升您的網路商店瀏覽速度～讓消費者進到商店不卡卡！順暢下單購物無憂～
以下我們針對系統封存訂單的執行提供相關細節說明，請您務必仔細瀏覽觀看喔！
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封存時間
系統固定每個月 1 號執行舊訂單／出貨單封存作業，封存後的舊訂單資料，無論從後台訂單列表／出貨單列表、前台訂單查詢等位置，都無法查詢到被封存的舊訂單資料喔！因此定期匯出及備份訂單／出貨單資料這個操作非常重要，若未來有查詢已封存的舊訂單／出貨單需求時，必須從自行匯出備份留存的舊訂單／出貨單檔案查詢記錄喔！後續我們會說明如何匯出備份資料～
以下是封存舊訂單／出貨單的相關資訊，也請務必牢記起來！
| 執行封存時間 |
| 每月１號 系統固定執行封存作業 |
| 可設定封存的日期區間 |
| 可設定封存 2～12 個月前成立的舊訂單及出貨單（預設為 12 個月） 以設定『２個月前』為例，在 2022/12/1 執行封存後，前後台僅可查詢 2022/10 後成立的訂單/出貨單資料，其餘月數以此類推；若設定『１２個月前』可從前後台查詢１年內成立的訂單/出貨單資料 |
| 訂單封存月數設定位置 |
| 『商店設定』 ➜ 左側『商店設定全域設定』 ➜ 訂單封存設定 （請於封存日前完成此項設定）  |
訂單／出貨單列表中會顯示可供查詢訂單／出貨單的月份資訊，以截圖畫面為例，代表在 2021／7／31 前的成立的舊訂單資訊，無法從訂單列表／出貨單列表中被搜尋到。
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封存規則
以下是各種訂單類型的封存訂單條件提供參考：
| 訂單類型 | 封存條件 |
| 一般訂單 分批出貨訂單 |
『訂單成立時間』 ➜ 為 2～12 個月前（依訂單封存設定月數，預設為 12 個月）成立的訂單及其出貨單。 |
| 合併出貨訂單 | 主訂單『訂單成立時間』➜ 為 2～12 個月前（依訂單封存設定月數，預設為 12 個月）成立的訂單及其被合併的訂單＆出貨單。 |
| 訂閱購訂單 （註1） |
『訂單成立時間』➜ 為 2～12 個月前（依訂單封存設定月數，預設為 12 個月）成立的訂單並同時符合以下訂單／訂閱狀態的訂單及其出貨單：
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| 票券訂單 |
1. 『訂單成立時間』➜ 為 2～12 個月前（依訂單封存設定月數，預設為 12 個月）成立的訂單並同時符合以下訂單/核銷狀態的訂單及其出貨單：
2. 『訂單成立時間』➜ 為 2～12 個月前（依訂單封存設定月數，預設為 12 個月）成立的訂單且訂單狀態為《失敗》《取消》《退貨》及其出貨單。 |
| 推廣分潤訂單 | 『已結案』超過６個月的推廣事件訂單。 |
| 預約服務訂單 |
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| WACA POS 寄存訂單 |
訂單狀態為『出貨完成』的訂單及其出貨單。 |
- 首期／上期訂單如符合封存條件仍會進行封存不保留。
- 情境舉例：同一筆訂單內共有 10 張票券，其中 8 張核銷狀態為《已使用》、1 張核銷狀態為《異常》、1 張核銷狀態為《取消》仍會進行封存不保留。
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備份匯出方式
每月１日會依照訂單封存設定的月數（可設定 2～12 個月，預設為 12 個月），將該月數前成立的舊訂單及出貨單進行封存；該如何在系統執行封存作業前，把舊訂單／出貨單匯出備份好呢？
別慌～WACA 貼心為全部商家提供『訂單明細匯出』及『出貨單明細匯出』功能（全部版本都有此功能！），只要按照下方步驟操作就能輕鬆匯出訂單／出貨單的 Excel 檔留存備份；至於匯出訂單／出貨單明細的時間點，原則上可以自行排定在每個月的指定日期操作明細匯出作業。（建議固定安排每月月中～月底間匯出明細備份）
| ※ 情境舉例 ※ |
| 老闆指派小 CA 在每月 15 號（遇假日需提前 or 延後一個工作天） 執行訂單／出貨單明細匯出作業並下載匯出的 Excel 檔案 匯出的 Excel 檔案必須另外上傳至公司內部非公開且有設定二階段驗證的雲端硬碟內 以及上傳至具有完善資安防護的指定電腦硬碟存檔備用 而檔案解壓縮密碼必須『另外存放』到其它指定位置 絕不把 Excel 檔案跟密碼存放在同一空間 不讓其它有心人士輕易取得消費者個資 未來有需要查詢已封存的舊訂單資料時 由擁有權限的小 CA 到雲端硬碟／電腦硬碟內查詢相關資料 |
（消費者的個資非常重要！請務必用心保護好這些重要的資產喔～）
以下是各明細匯出備份流程：
訂單明細匯出 |
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出貨單明細匯出 |
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預約單明細匯出 |
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總結
- 系統每個月 1 號會封存 2～12 個月前（依訂單封存設定月數，預設為 12 個月）成立的舊訂單及出貨單、預約單。
- 系統執行封存後，您將無法從後台及前台查詢已封存的舊訂單相關資料。
- 建議每月定期在月中～月底間執行訂單明細／出貨單明細匯出作業留存檔案並備份。
- 匯出檔案後請立即下載留存備份。（下載連結有效時間為 24 小時，超過時間連結會失效）
- 執行匯出作業的子帳號及主帳號皆會收到『匯出完成』通知信，輸入信件內的『檔案密碼』可開啟匯出的明細檔案。
- 明細檔案內包含消費者重要個資，務必妥善保存。
- 訂單封存後如有需要查詢已封存資料，請自行從匯出備份留存的檔案內查詢。
