POS APP | 訂單紀錄與退貨、退款流程
最後更新 2023-08-31

目錄

 

 

訂單紀錄查詢

從左上角的「工具列表選單」,點選「訂單紀錄」,進到訂單列表。

進到左上角的工具列選單

 

 

全部訂單

在訂單紀錄中,左上角的小房子可以回 POS 首頁(商品頁),繼續進行結帳作業。

訂單列表以「門市及線上(網路商店實體門市取貨)」訂單為主,因此來源有兩種:門市 / 線上。

在全部訂單的頁面中,是顯示目前全部訂單的列表,可自行切換查詢全部訂單 / 門市訂單 / 線上(網路商店實體門市取貨)訂單。

點選「更新」,訂單列表會更新至最新的訂單資訊。

全部訂單頁面

 

 

未同步訂單

未同步訂單是代表離線結帳,目前尚未上傳的訂單。

點選「同步」按鈕,將訂單資訊上傳後,在網路商店後台即可查看訂單報表。

未同步訂單頁面

 

 

搜尋訂單

可透過篩選訂單日期、來源、屬性(一般 / 預購)、經手人員...等條件,搜尋訂單。

搜尋訂單功能

 

點按「搜尋」後,可以點擊「訂單編號」 ,前往該筆訂單的訂單明細頁。

查看訂單明細

 

 

訂單明細

1 訂單備註 可備註或查看訂單相關資訊。
2 最新付款、訂單狀態 此處會顯示此筆訂單最新的「付款狀態」、「訂單狀態」。
3 發票號碼

發票號碼後的黑底白數字代表這筆訂單開立的發票張數,例如:「發票號碼➊」代表這筆訂單開立一張發票。可以點選進入查看發票開立與發票明細,關於發票的詳細說明,請參考:WACA POS |  電子發票與稅別設定

4 訂單相關資訊

可點選「付款歷程」、「購物明細」、「購買資訊」、「收件資訊」,查看相關資訊。

  • 付款歷程:訂單歷程變更時間、經手人員、支付方式、付款狀態、訂單狀態、及訂單歷程的相關說明。
  • 購物明細:購買商品品名、規格、數量、金額、折扣。
  • 購買資訊:顯示消費者類別為會員 / 訪客。若為會員,會以暗碼呈現購買人姓名與連絡電話(例如:0********3);若為網路商店成立的訂單,消費者有留下備註,也會顯示於「客戶備註」欄位。
  • 收件資訊:網路商店成立的訂單會顯示收件人姓名、收件人連絡電話,消費者有填寫指定取貨日期、指定取貨時間,也會顯示於此。
  • 兌換明細:網路商店成立的訂單如果有選購現金積點兌換活動商品,才會出現這個頁面。兌換商品會顯示在兌換明細,包含兌換商品品名、規格、數量、兌換點數等資訊。
5 退貨 可進行訂單及發票作廢流程,需輸入員工識別碼始可操作。
6 列印明細 列印此訂單交易明細。
7 補印發票 若有串接 PayNow 電子發票功能,點擊此按鈕可補印此筆訂單的電子發票。
(發票上會顯示「補印」字樣)
8 快速作廢 若有開啟「系統設定」→「功能管理」中的「快速作廢」,商家點選此按鈕後,可以一次執行退貨與退款流程。

訂單明細頁

 

 

退貨、退款流程

若門市商品售出後,顧客欲退貨,流程會先進行退貨再退款。

當門市內有兩台以上設備時,退貨、退款無限制指定的設備進行,但操作的員工須有權限。

權限的設定,請至 WACA POS 後台管理中心

  1. 帳號與權限
  2. 權限管理
  3. 進入「門市權限設定」
  4. 在「訂單退貨」、「訂單退款」權限開關開啟的狀態下,開啟對應員工的權限
  5. 並點選「儲存」。

後續員工執行退貨、退款作業時,需輸入員工識別碼,才可以執行。

如果所有商店員工都可以執行退貨退款作業,想省略輸入員工識別碼這個流程,可將「訂單退貨」、「訂單退款」權限開關關閉,後續相關操作紀錄會記錄在權限紀錄

退貨退款權限

 

關於退貨的流程,請商家依照是否有開立發票,了解相關內容。

退貨資訊可以從 POS 後台管理中心的營業報表匯出作廢紀錄」報表。

 

 

退貨(無開立發票)

在訂單明細頁中點選退貨按鈕 1.在欲退貨的訂單中,進入訂單明細頁,左下角點選「退貨」按鈕。
輸入員工識別碼 2.輸入員工識別碼。
退貨原因

3.進行作廢確認,請依序完成欄位填寫。

  1. 支付方式:是指退款的方式,可以選擇原本付款方式,或現金退款。
  2. 退貨原因:可選擇規格不符、商品瑕疵、商品問題、價格問題、活動折扣、或其他。
  3. 備註:為選填欄位,可依照需求輸入資訊。
  4. 點選「確定」。
退貨成功 4.畫面顯示「退貨成功」,即可點選「確定」,回到該筆訂單明細頁面。此時出單機會列印一張退貨明細,作為退貨證明,提供給顧客。
訂單狀態轉退貨

5.退貨完成後,可在付款歷程的頁面往下滑,訂單狀態會轉「退貨」,同時右上角也會顯示目前最新的訂單狀態。

  • 請留意,訂單狀態「退貨」時,還沒完成退款作業,所以商品不會回補庫存。
  • 網路商店門市取貨訂單,如果有使用現金積點兌換商品,現金積點也不會退還給顧客。

 

 

退貨(有開立發票)

在訂單明細頁中點選退貨按鈕 1.在欲退貨的訂單中,進入訂單明細頁,左下角點選「退貨」按鈕。
輸入員工識別碼 2.輸入員工識別碼。
作廢發票 3.可以瀏覽欲退貨的發票,並點選「作廢此訂單」,發票即會作廢。
退貨原因 4.進行作廢確認,請依序完成欄位填寫。
  1. 支付方式:是指退款的方式,可以選擇原本付款方式,或現金退款。
  2. 退貨原因:可選擇規格不符、商品瑕疵、商品問題、價格問題、活動折扣、或其他。
  3. 備註:為選填欄位,可依照需求輸入資訊。
  4. 點選「確定」。
退貨成功 5.畫面顯示「退貨成功」,即可點選「確定」,回到該筆訂單明細頁面。此時出單機會列印一張退貨明細,作為退貨證明,提供給顧客。
訂單狀態轉退貨

6.退貨完成後,可在付款歷程的頁面往下滑,訂單狀態會轉「退貨」,同時右上角也會顯示目前最新的訂單狀態。

  • 請留意,訂單狀態「退貨」時,還沒完成退款作業,所以商品不會回補庫存。
  • 網路商店門市取貨訂單,如果有使用現金積點兌換商品,現金積點也不會退還給顧客。

 

 

退款

WACA POS 不支援連動電子支付直接退款,請至收款平台/帳務完成款項退款後,再點選退款按鈕,紀錄訂單狀態。

退款 1.退貨完成後,點選「退款」。
員工識別碼 2.輸入員工識別碼。
確認與顧客是否已完成退款提醒 3.顯示「確認與顧客是否已完成退款提醒」,請完成現金/信用卡/其他支付退款,確定已退款後,點選「確定」。
退款成功

4.畫面顯示「退款成功」,即可點選「確定」,回到該筆訂單明細頁面。

此時出單機會列印兩張退款明細,一張作為退款證明提供給顧客;另一張為商家留存聯,須請顧客簽名後由商家留存,避免款項後續有爭議。

退款完成更新最新狀態

5.退款完成後,會顯示訂單狀態轉「取消」,付款狀態轉「已退款」,同時右上角也會顯示目前最新的訂單與付款狀態。

  • 當訂單狀態為「取消」時,商品才會回補庫存。
  • 網路商店門市取貨付款訂單,如果有使用現金積點兌換商品,現金積點會退還給顧客。

 

 

快速作廢

當開啟「系統設定」→「功能管理」中的「快速作廢」功能,商家可以在訂單明細頁面,點選「快速作廢」按鈕,一次性將訂單執行退貨與退款。

快速作廢開啟

 

請留意:

若需使用「快速作廢」,

在 WACA 後台管理中心 ➜ 帳號與權限 ➜ 權限管理 ➜ 進入「門市權限設定」,

執行員工需同時開啟「訂單退貨」、「訂單退款」的權限,才能使用快速作廢的功能喔!

快速作廢時退貨退款權限皆要開啟

 

點選「快速作廢」 1.點選「快速作廢」。
畫面顯示「確定執行快速作廢」,點選「確定」 2.畫面顯示「確定執行快速作廢」,點選「確定」。
輸入員工識別碼。 3.輸入員工識別碼。
.選擇退貨原因,可自行輸入備註的內容 4.進行作廢確認,請依序完成欄位填寫。
  1. 支付方式:是指退款的方式,可以選擇原本付款方式,或現金退款。
  2. 退貨原因:可選擇規格不符、商品瑕疵、商品問題、價格問題、活動折扣、或其他。
  3. 備註:為選填欄位,可依照需求輸入資訊。
  4. 點選「確定」。
畫面顯示「退款成功」

5.畫面顯示「退款成功」。出單機會列印一張退貨明細與兩張退款明細,一張退款明細作為退款證明提供給顧客;另一張為商家留存聯,須請顧客簽名後由商家留存,避免款項後續有爭議。

此時,訂單狀態會轉「取消」,付款狀態轉「已退款」。

  • 當訂單狀態為「取消」時,商品才會回補庫存。
  • 網路商店門市取貨付款訂單,如果有使用現金積點兌換商品,現金積點會退還給顧客。