你有預約，但到現場卻沒有為你預留的經驗嗎？早早在一個月前，就先電話預約的按摩服務，特地挪出時間還請了假，想去按摩紓壓一下。帶著放鬆愉悅的心情到現場，店家卻跟你說「不好意思因為重複預約了，想跟你聯絡，但沒有留到連絡方式。今天無法為您提供服務喔！」原本開心的心情，瞬間都沒了。
自己開店後，也希望自己不要出一樣的狀況，但從人工接單、預約登記、確認出席、預約提醒、預約人數異動等等，繁雜的訂單處理流程，也總是讓自己手忙腳亂。使用預約管理系統，讓訂單處理流程化、系統化，接單不失誤！
目錄
預約設定
在商店設定的預約設定，可以設定要手動或自動受理預約單；綁定 Google 日曆，將已開始受理預約的服務場次，同步到 Google 日曆上；新增服務夥伴，後續場次確認提供服務後，可以安排服務夥伴，系統會發送最終的場次預定狀況給服務夥伴，讓商家後續在處理訂單時，更輕鬆、便利。
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預約受理方式
預約設定的「預約確認」，商家可以依照服務屬性及接單方式，設定收到訂單後，要手動受理預約，或是由系統自動受理。
小提醒：
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如果預約服務有綁定票券，因為有履約保證，所以一定要受理預約，預約會「自動」受理。
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預約確認 |
說明 |
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手動 |
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自動 |
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Google 日曆同步預約資訊
每個商店可以綁定一個 Google 日曆，將已開始受理預約的服務場次名稱及時間，同步到 Google 日曆上，方便商家查看每日預約狀況，更妥善的安排時間。
小提醒：
- Google 日曆同步僅支援商店到 Google 日曆的單向同步；在 Google 日曆上編輯資訊，不會同步到 WACA 後台喔！
- 如果希望可以讓更多人看到 Google 日曆，可以參考 Google 說明，設定共用 Google 日曆。
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服務夥伴建立
服務夥伴指的是每一次服務主要負責的夥伴，完成建立後，後續在服務場次安排服務夥伴時，服務夥伴就會收到最終的場次預定狀況通知信，方便確認後續工作安排。
新增服務夥伴時，須填寫「姓名、電子信箱」，另外還有連絡電話及備註說明的欄位，方便商家建立夥伴資訊，後續連繫或管理使用。「服務狀態」開關則是在開啟的狀態下，才能在指派服務場次給服務夥伴喔！
訂單處理流程
商家收到訂單後，會經歷訂單款項確認；預約數量受理；預約數量臨時異動；確認場次預約狀況；指派服務的負責夥伴等流程，流程繁複，但有系統的協助下，可以讓訂單處理流程更簡單。
1. 確認新成立訂單
進到訂單管理的「訂單列表」，第一步是確認有哪些新成立的訂單需要處理。
我們可以透過選擇訂單條件，快速篩選需要處理的訂單。
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訂單類型 |
日期區間類別 |
訂單狀態 |
付款狀態 |
付款方式 |
下一步 |
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先付款訂單 |
訂單成立時間 |
完成付款 |
待核款 |
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核對訂單款項 |
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當面付款訂單 |
訂單成立時間 |
處理中 |
未付款 |
當面付款 |
受理預約 |
2. 核對訂單款項
進到訂單明細，需先付款的訂單，系統在收到付款通知後，付款資訊區塊中，付款狀態會顯示為「待核款」。建議商家可以進到收款帳戶，再次核對款項是否確認入帳、金額是否正確。
確認款項後，可以將付款狀態調整為「已收款」，方便區分訂單處理進度，後續也可以篩選已經確認款項的訂單，再受理預約。此時，訂單預訂人會收到「收款成功通知信」，可以讓顧客更安心。
小提醒：
- 訂單如享有商家活動或會員活動優惠，最後的結帳金額會依照購物車折扣順序計算。
購物車折扣順序：全館→優惠券→會員活動→現金積點。
3. 受理預約
訂單須先確認付款狀態後，才能受理預約，先付款訂單的訂單狀態須為完成付款；當面付款訂單不須立即支付款項，訂單狀態為處理中。
小提醒：預約確認選擇「自動」，系統會自動判斷訂單狀態，自動受理預約，產生預約單。
完整狀態列表如下：
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訂單類型 |
訂單狀態 |
付款狀態 |
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先付款訂單 |
完成付款 |
待核款 |
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先付款訂單 |
完成付款 |
已收款 |
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當面付款訂單 |
處理中 |
未付款 |
在訂單明細中的預約單資訊區塊，跟著以下三步驟，就可以產生預約單。
- 勾選未受理預約的服務
- 確定受理預約的數量
- 點擊「產生預約單」
小提醒：
- 服務場次如果已經過期，將無法產生預約單。
預約單產生的同時，體驗人會收到「預約憑證通知信」，裡面會有預約內容、訂單及預約單號、預約核銷代碼，還能前往商店「查詢預約」的完整資訊。
小提醒：
- 預約核銷代碼會依照受理預約的數量，產出相對應數量的核銷代碼。
- 預約數量如果分次受理，後續受理預約時，顧客會收到「預約憑證異動通知信」，通知信中會更新受理預約的數量，並新增預約核銷代碼。
在訂單明細中，預約單產生後，可以在預約單資訊的欄位，已受理的預約下方會產生「預約單編號」，點擊連結就能前往查看預約單明細。
4. 預約數量異動
已經受理預約的訂單，當臨時收到顧客通知要減少預約人數時，或場次預約人數不足要取消提供服務時，可以透過訂單列表查詢到顧客的訂單後，在預約單資訊的欄位點擊預約單編號，進到「預約單明細」，調整預約人數。
- 點擊「取消預約」的按鈕
- 確認取消的人數，點擊「確定」
- 確認取消的數量，是否回補數量到庫存中
完成預約取消，取消數量會顯示在預約單明細中的「已作廢」。
部分數量取消的預約單，系統會發送「預約憑證異動通知信」，通知信中會更新受理預約的數量，及相對的預約核銷代碼。
完成預約數量異動後，請與顧客聯繫確認退款方式，並將退款金額、退款日期、處理人員...等相關紀錄，在訂單明細中，點擊「更改資訊」，備註在「客戶備註」，讓資訊同步到商店的訂單明細中，方便顧客查看。
客戶備註資訊也會顯示在列印訂單中，當面退款的顧客，商家可以列印訂單明細，請顧客確認退款資訊並簽名，彼此留底避免後續爭議。
預約數量全數取消時，可以將訂單明細中的付款狀態調整為「已退款」，訂單狀態會自動連動為「取消」，顧客會收到「訂購取消通知信」。
5. 確認場次預約狀況
在服務開放預約一段時間後，商家可以進到「預約管理」確認已經被受理預約的服務場次。
可以日曆檢視或列表檢視。
點選服務場次，可以進到服務項目明細，查看服務內容及預約狀況。
6. 場次確認安排服務夥伴
場次確認，並確定提供服務後，可以進到服務項目明細「安排服務夥伴」，通知該場次相關的工作人員。
小提醒：
- 未過期的服務場次，才能安排服務夥伴喔！
- 在商店設定的預約設定，服務夥伴的服務狀態須為開啟的狀態下，才會顯示在列表中可以選擇。
服務夥伴會收到「服務分派通知信」，信中會告知最終預約的數量及服務時間、地點等資訊。
多筆訂單一次處理
熟悉單筆訂單的訂單處理流程後，當商店經營上軌道，想加快訂單處理速度，可以善用「訂單搜尋搭配批次功能」，一次調整多筆訂單狀態、產生預約單，甚至是列印訂單明細。
- 篩選條件，搜尋訂單
- 勾選訂單
- 下拉「批次動作」選單，選擇要執行的動作
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- 產生預約單
- 列印訂單
- 更改訂單狀態
- 更改付款狀態
總結
使用預約管理系統除了可以同步預約到 Google 日曆，做好時間管理。從訂單成立到確認預約，透過狀態清楚記錄處理進度；顧客也能同步收到處理進度的通知信，掌握預約狀況。除了可以提升顧客安心感，最重要的是，商家可以減少一個管理訂單的人力成本。
WACA 還有站內廣告功能，可以依照服務類型在結帳頁放預約須知、在訂單列印放行前須知，時時提醒顧客重要資訊，打造美好的顧客旅程，讓顧客不斷回流。
