你有預約，但到現場卻沒有為你預留的經驗嗎？早早在一個月前，就先電話預約的按摩服務，特地挪出時間還請了假，想去按摩紓壓一下。帶著放鬆愉悅的心情到現場，店家卻跟你說「不好意思因為重複預約了，想跟你聯絡，但沒有留到連絡方式。今天無法為您提供服務喔！」原本開心的心情，瞬間都沒了。
自己開店後，也希望自己不要出一樣的狀況，但從人工接單、預約登記、確認出席、預約提醒、預約人數異動等等，繁雜的訂單處理流程，也總是讓自己手忙腳亂。使用預約管理系統，讓訂單處理流程化、系統化，接單不失誤！

• 預約設定

在商店設定的預約設定，可以設定要手動或自動受理預約單；綁定 Google 日曆，將已開始受理預約的服務場次，同步到 Google 日曆上；新增服務夥伴，後續場次確認提供服務後，可以安排服務夥伴，系統會發送最終的場次預定狀況給服務夥伴，讓商家後續在處理訂單時，更輕鬆、便利。

• • 預約受理方式
  • 日曆同步預約資訊
  • 行前注意事項
  • 服務夥伴建立

• • 預約受理方式

預約設定的「預約確認」，商家可以依照服務屬性及接單方式，設定收到訂單後，要手動受理預約，或是由系統自動受理。

小提醒：

• • 如果預約服務有綁定票券，因為有履約保證，所以一定要受理預約，預約會「自動」受理。

• • Google 日曆同步預約資訊

每個商店可以綁定一個 Google 日曆，將已開始受理預約的服務場次名稱及時間，同步到 Google 日曆上，方便商家查看每日預約狀況，更妥善的安排時間。

小提醒：

• • Google 日曆同步僅支援商店到Google 日曆的單向同步；在Google 日曆上編輯資訊，不會同步到 WACA 後台喔！
  • 如果希望可以讓更多人看到 Google 日曆，可以參考 Google 說明，設定共用 Google 日曆。

• • 行前注意事項

• • 行前注意事項為系統預設通知信，預設在預約日前二天自動發送。（若預約日為下單隔日則不會發送）
  • 此選填欄位可輸入預約活動行前說明，讓顧客在預約日前，惟系統通知信為重要通知信，內容請勿輸入促銷相關字詞，避免被判斷為垃圾信件導致通知信無法順利寄達。
    

• • 服務夥伴建立

服務夥伴指的是每一次服務主要負責的夥伴，完成建立後，後續在服務場次安排服務夥伴時，服務夥伴就會收到最終的場次預定狀況通知信，方便確認後續工作安排。

新增服務夥伴時，須填寫「姓名、電子信箱」，另外還有連絡電話及備註說明的欄位，方便商家建立夥伴資訊，後續連繫或管理使用。「服務狀態」開關則是在開啟的狀態下，才能在指派服務場次給服務夥伴喔！

• 訂單處理流程

商家收到訂單後，會經歷訂單款項確認；預約數量受理；預約數量臨時異動；確認場次預約狀況；指派服務的負責夥伴等流程，流程繁複，但有系統的協助下，可以讓訂單處理流程更簡單。

1. 確認新成立訂單
2. 核對訂單款項
3. 受理預約
4. 預約數量異動
5. 更改預約日期/時間
6. 確認場次預約狀況
7. 場次確認安排服務夥伴

• • 1. 確認新成立訂單

進到訂單管理的「訂單列表」，第一步是確認有哪些新成立的訂單需要處理。我們可以透過選擇訂單條件，快速篩選需要處理的訂單。

• • 2. 核對訂單款項

進到訂單明細，需先付款的訂單，系統在收到付款通知後，付款資訊區塊中，付款狀態會顯示為「待核款」。建議商家可以進到收款帳戶，再次核對款項是否確認入帳、金額是否正確。

確認款項後，可以將付款狀態調整為「已收款」，方便區分訂單處理進度，後續也可以篩選已經確認款項的訂單，再受理預約。此時，訂單預訂人會收到「收款成功通知信」，可以讓顧客更安心。

小提醒：

• • 訂單如享有商家活動或會員活動優惠，最後的結帳金額會依照購物車折扣順序計算。
    購物車折扣順序：全館→優惠券→會員活動→現金積點。

• • 3. 受理預約

訂單須先確認付款狀態後，才能受理預約，先付款訂單的訂單狀態須為完成付款；當面付款訂單不須立即支付款項，訂單狀態為處理中。

小提醒：預約確認選擇「自動」，系統會自動判斷訂單狀態，自動受理預約，產生預約單。

完整狀態列表如下：

在訂單明細中的預約單資訊區塊，跟著以下三步驟，就可以產生預約單。

1. 1. 勾選未受理預約的服務
   2. 確定受理預約的數量
   3. 點擊「產生預約單」

小提醒：

• • 服務場次如果已經過期，將無法產生預約單。

預約單產生的同時，體驗人會收到「預約憑證通知信」，裡面會有預約內容、訂單及預約單號、預約核銷代碼，還能前往商店「查詢預約」的完整資訊。

小提醒：

• • 預約核銷代碼會依照受理預約的數量，產出相對應數量的核銷代碼。
  • 預約數量如果分次受理，後續受理預約時，顧客會收到「預約憑證異動通知信」，通知信中會更新受理預約的數量，並新增預約核銷代碼。

在訂單明細中，預約單產生後，可以在預約單資訊的欄位，已受理的預約下方會產生「預約單編號」，點擊連結就能前往查看預約單明細。

• • 4. 預約數量異動

已經受理預約的訂單，當臨時收到顧客通知要減少預約人數時，或場次預約人數不足要取消提供服務時，可以透過訂單列表查詢到顧客的訂單後，在預約單資訊的欄位點擊預約單編號，進到「預約單明細」，調整預約人數。

1. 1. 點擊「取消預約」的按鈕
   2. 確認取消的人數，點擊「確定」
   3. 確認取消的數量，是否回補數量到庫存中

完成預約取消，取消數量會顯示在預約單明細中的「已作廢」。

部分數量取消的預約單，系統會發送「預約憑證異動通知信」，通知信中會更新受理預約的數量，及相對的預約核銷代碼。

完成預約數量異動後，請與顧客聯繫確認退款方式，並將退款金額、退款日期、處理人員...等相關紀錄，在訂單明細中，點擊「更改資訊」，備註在「客戶備註」，讓資訊同步到商店的訂單明細中，方便顧客查看。

客戶備註資訊也會顯示在列印訂單中，當面退款的顧客，商家可以列印訂單明細，請顧客確認退款資訊並簽名，彼此留底避免後續爭議。

預約數量全數取消時，可以將訂單明細中的付款狀態調整為「已退款」，訂單狀態會自動連動為「取消」，顧客會收到「訂購取消通知信」。

• • 5. 更改預約日期/場次

如有更改訂單預約日期/場次需求時，商家可於商店後台更改預約日期/場次資訊，依照訂單是否已經產生預約單，分別在不同位置進行設定；點擊下方連結快速前往段落：

• • 尚未受理預約
  • 已經受理預約
  • 注意事項

• • • 尚未受理預約

路徑：訂單管理 ➜ 訂單列表 ➜ 訂單明細 ➜ 預約單資訊；依照下列步驟進行設定：

1. 1. 1. 點擊預約時間右側的編輯圖示。
         
      2. 進入修改預約時間頁面，點擊日曆更改日期及選擇場次後，點擊 [儲存修改]。
         
      3. 點擊確定會回補庫存、點擊取消不回補庫存。
         
      4. 修改成功後，訂單明細頁的預約內容可檢視原預約時間及更改後的新預約時間資訊。
         

• • • 已經受理預約

路徑：訂單管理 ➜ 訂單列表 ➜ 訂單明細 ➜ 點擊 [預約單編號] ➜ 進入預約單明細；依照下列步驟進行設定：

1. 1. 1. 點擊預約時間右側的編輯圖示。
         
      2. 進入修改預約時間頁面，點擊日曆更改日期及選擇場次後，點擊 [儲存修改]。
         
      3. 點擊確定會回補庫存、點擊取消不回補庫存。
         
      4. 儲存成功後，會產生新的預約單編號。
         
      5. 原本的預約單明細內會顯示預約已更改，並顯示新的預約單編號資訊。
         
      6. 新的預約單編號內會顯示更改後的預約時間資訊。
         

更改預約日期/場次後，回到訂單明細頁內，可完整檢視此訂單的更改資訊：

完整圖示 | 請拖曳右側捲軸檢視

點擊訂單歷程，可檢視操作異動記錄。

更改預約日期/場次成功後，體驗人 Email 會收到「預約憑證異動通知信－日期變更」。

• • • 注意事項

1. 1. 1. 訂單一旦開始受理預約，請至 [預約單明細] 內變更預約日期/場次。
      2. 訂單狀態［處理中］［完成付款］［受理中］：可於 [訂單明細] 更改預約日期/場次。
      3. 訂單狀態［失敗］：需將狀態轉回處理中／完成付款／受理中，才可於 [訂單明細] 更改預約日期/場次
      4. 訂單狀態［預約完成］：請至 [預約單明細] 更改預約日期/場次。
      5. 預約單核銷狀態［未核銷］：可於 [預約單明細] 更改預約日期/場次。
      6. 預約單核銷狀態［已核銷］［作廢］：不可更改預約日期/場次。
      7. 超過預約日期/場次的訂單不能產生預約單，仍可更改預約日期/場次。
      8. 變更預約日期/場次後的預約單，系統會自動產生新的預約單；原先舊的預約單會轉為作廢。
      9. 同筆訂單體驗人數僅可更改同一預約日期/場次。
      10. 預約商品刪除後，先前成立的訂單及預約單，皆不可更改預約日期/場次。
      11. 預約商品綁定票券，不可更改預約日期/場次。

• • 6. 確認場次預約狀況

在服務開放預約一段時間後，商家可以進到「預約管理」確認已經被受理預約的服務場次。可以日曆檢視或列表檢視。

點選服務場次，可以進到服務項目明細，查看服務內容及預約狀況。

若預約場次因顧客取消導致應到人數為 0 人時，於預約管理頁籤、服務項目明細表中，場次資訊會呈現灰底顏色。

預約管理 > 日曆檢視

預約管理 > 列表檢視

服務項目明細

• • 7. 場次確認安排服務夥伴

場次確認，並確定提供服務後，可以進到服務項目明細「安排服務夥伴」，通知該場次相關的工作人員。

小提醒：

• • 未過期的服務場次，才能安排服務夥伴喔！
  • 在商店設定的預約設定，服務夥伴的服務狀態須為開啟的狀態下，才會顯示在列表中可以選擇。

服務夥伴會收到「服務分派通知信」，信中會告知最終預約的數量及服務時間、地點等資訊。

• 多筆訂單一次處理

熟悉單筆訂單的訂單處理流程後，當商店經營上軌道，想加快訂單處理速度，可以善用「訂單搜尋搭配批次功能」，一次調整多筆訂單狀態、產生預約單，甚至是列印訂單明細。

1. 篩選條件，搜尋訂單
2. 勾選訂單
3. 下拉「批次動作」選單，選擇要執行的動作

• • 產生預約單
  • 列印訂單
  • 更改訂單狀態
  • 更改付款狀態

• 總結

使用預約管理系統除了可以同步預約到 Google 日曆，做好時間管理。從訂單成立到確認預約，透過狀態清楚記錄處理進度；顧客也能同步收到處理進度的通知信，掌握預約狀況。除了可以提升顧客安心感，最重要的是，商家可以減少一個管理訂單的人力成本。

WACA 還有站內廣告功能，可以依照服務類型在結帳頁放預約須知、在訂單列印放行前須知，時時提醒顧客重要資訊，打造美好的顧客旅程，讓顧客不斷回流。