POS | 預購系統
最後更新 2024-09-18

經營服飾鞋包、海外代購的商店,當有新品上市、限量商品、或是限時代購時,就會先在商店提供商品預購。主要目的一方面為曝光商品,促進銷量;另一方面也能提早估算銷售數量,控制進貨成本。商品到貨時,提供顧客到實體門市直接取貨,讓顧客可以在第一時間取得商品,可以滿足顧客的期待與尊榮感。

WACA POS 預購系統提供有實體店面的商家,可以開放顧客在網路商店及實體門市預購商品,並可以在預購時先收取款項,避免顧客棄單造成商店損失。訂單資訊會同步到 WACA POS ,商品到貨時,顧客即可至實體門市取貨。

 

目錄

 

注意事項

  • 商店預購商品設定詳細說明,請參考預購商品
  • 線上成立訂單請於網路商店後台統一開立發票。
  • 預購商品到貨後,可至網路商店後台的訂單管理,匯出預購訂單通知顧客取貨,詳細操作說明請參考處理大量訂單的小秘訣-訂單/出貨單搜尋
  • 預購取貨後續若有退貨、退款需求,門市取貨訂單可於門市退貨;門市付款訂單可於門市退款。完成退款流程,訂單狀態轉為取消,商品及現金積點才會自動回補。完整流程請參考退貨、退款流程

 

 

預購系統介面及訂單限制說明

進到 WACA POS 左上角工作列表選單中的「預購系統」。

WACA POS 工作列表選單 預購系統

 

 

預購取貨 

查詢尚未完成取貨的預購訂單:

  1. 輸入購買人電話後四碼查詢預購訂單。
  2. 點選欲取貨的預購訂單。
  3. 右側會出現訂單資訊,可以進行預購取貨作業。

 

小提醒:預購系統的訂單列表中不包含失敗、取消訂單。

WACA POS 預購系統預購取貨訂單列表

 

 

預購取貨記錄

查詢已完成取貨的預購訂單:

  1. 輸入訂單下單日期/購買人電話後四碼,查詢預購取貨紀錄。
  2. 點選欲查看取貨紀錄的訂單。
  3. 右側會出現訂單資訊。

預購取貨紀錄訂單列表

 

 

門市取貨預購訂單限制

項目 門市預購 線上預購
訂單商品類型 須包含預購商品 須包含預購商品
顧客類型 限會員 不限會員、訪客
運送方式 實體門市取貨
訂金支付
(訂金、尾款付款方式須一致)
付款方式 現金、信用卡、其他支付 當面付款、轉帳匯款、信用卡
發票開立 WACA POS 開立
(預購訂單不支援「不開發票」功能)
網路商店/ PayNow 後台開立

 

 

WACA POS 權限設定

門市預購訂單取貨時,門市人員須確認訂單款項,調整訂單狀態更新訂單處理進度,所以須至 POS 後台管理中心設定員工權限。

  1. 設定位置請從網路商店後台進到「POS 管理」後台。
  2. 在帳號與權限選擇「權限管理」。
  3. 接著進到「門市權限設定」的頁面。
  4. 在帳務管理下方找到「訂單付款狀態變更」,當此項目的權限開關有開啟時,從右側的「+」展開選單。
  5. 勾選可操作訂單付款狀態變更的員工。
  6. 儲存設定,即完成權限設定,後續員工確認款項時,需輸入員工識別碼;如果沒有權限,則會出現權限不足的提醒訊息,無法變更付款狀態。

 

如果所有商店員工都可以在結帳時確認款項,想省略輸入員工識別碼這個流程,可在步驟 4. 將「訂單付款狀態變更」的開關直接關閉,後續相關操作紀錄會記錄在權限紀錄

從網路商店後台進到「POS 管理」後台

進到「門市權限設定」的頁面。 在帳務管理下方點擊「訂單付款狀態變更」右側的「+」,展開選單。

勾選可操作訂單付款狀態變更的員工

 

 

實體門市商品預購

 

 

訂金支付功能設定

實體門市預購訂單可以於結帳時先支付訂金。

 

請留意,以下情形不支援使用訂金功能:

  • 網路商店預購訂單。
  • 電子發票稅別設定為混和稅率的門市預購訂單。

 

請至 WACA POS APP 的系統設定,在「功能」選單下方可以看到「訂金支付」的開關。

  • 開啟:門市預購訂單結帳頁時,可使用訂金功能。
  • 關閉:門市預購訂單結帳頁時,無法使用訂金功能。

請至 WACA POS APP 的系統設定

在功能選單下方可以看到訂金支付的開關

 

 

訂單建立及訂金支付流程

預購商品到貨時須通知顧客取貨,須有完整顧客資訊,所以實體門市僅限「會員」可預購商品,所以選購預購商品時,WACA POS 會提醒需先登入會員。

WACA POS 預購時需登入會員

 

請輸入會員電話/會員條碼,或透過後鏡頭掃描會員條碼,確認會員身分後,選取會員,進行結帳作業。

輸入手機號碼確認會員身分

輸入手機號碼確認會員身分

 

預購商品會有「預購」的小標籤,方便門市店員辨別。

預購商品在購物車及購物清單會有預購的小標籤

 

進到結帳頁面,預購商品可以選擇先支付部分訂金;也可以選擇直接一次付清。

門市預購商品可以先支付訂金或一次付清。

 

如要先支付訂金,請先點選「訂金」,接著設定要支付的訂金金額。

 

小提醒:訂金金額須少於實際訂單總金額。

設定要支付的預購訂金金額

 

完成訂金金額設定,接著確認顧客要支付款項的方式(現金、信用卡、其他支付);是否掃描載具、輸入統一編號、列印明細。輸入實收金額後,就完成訂金支付。

 

小提醒:

  • 訂金及尾款的支付方式須一致,若選擇現金支付訂金,尾款也須以現金支付。
  • 訂金及尾款的發票會依照個別收款金額,分開開立。
  • 為了避免發票個別開立時,稅別不同造成稅額計算有問題,門市預購訂單不支援不開發票功能。

預購訂金結帳

 

完成訂金結帳後,需要先至訂單紀錄頁「更新」訂單,後續再至預購系統進行尾款結帳。

至訂單紀錄頁更新訂單

 

 

尾款支付及取貨流程

顧客後續至實體門市取貨時,可以至「預購系統」進行尾款支付及取貨作業。

進到預購系統可以支付尾款並取貨

 

預購取貨的訂單列表中,實體門市預購訂單,來源會顯示房子小圖示 實體門市訂單

付款狀態

  • 未結清:預購時,僅支付訂金,取貨時需支付尾款。
  • 已收款:預購時,已一次付清,可直接取貨。

實體門市預購訂單付款狀態為未結清或已收款

 

付款狀態為「未結清」的預購訂單,必須先完成尾款支付,請先點選「結帳」按鈕。

未結清的預購訂單請點選結帳按鈕支付尾款

 

進行結帳作業,請留意:

  • 支付尾款時,不開放調整購物清單內容。
  • 訂金及尾款的支付方式須一致,若選擇現金支付訂金,尾款也須以現金支付。
  • 訂金及尾款的發票會依照個別收款金額,分開開立。
  • 為了避免發票個別開立時,稅別不同造成稅額計算有問題,門市預購訂單不支援不開發票功能。

支付尾款的付款方式須與訂金一致

 

完成結帳作業,系統會自動回到預購系統的「預購取貨」頁面。

門市預購訂單付款狀態轉為「已收款」時,右下角按鈕會顯示為「取貨」,可以進行取貨作業。

預購訂單金額已結清的訂單,會出現取貨按鈕

 

完成取貨作業後,預購訂單會移至「預購取貨紀錄」,訂單狀態會顯示為「出貨完成」。

完成取貨作業,訂單狀態為出貨完成

 

 

線上預購門市取貨

網路商店門市取貨設定

網路商店線上訂單可於門市取貨,僅限於訂單選擇「實體門市取貨」的運送方式,並選用可以立即確認款項的「信用卡」、「轉帳匯款」等付款方式,或直接於門市「當面付款」,才可使用此功能,須先完成網路商店運送方式及付款方式設定。

 

  • 運送方式
  1. 商店設定的運送設定,選擇「實體門市取貨」。
  2. 請填寫門市名稱和門市地址,資訊會顯示於網路商店結帳頁的運送方式,讓顧客選擇。
  3. 須選擇 WACA POS 門市,線上訂單資訊才會同步至該門市的 WACA POS 。
  4. 另外,可以在運送說明,引導顧客選擇適合的付款方式。
  5. 實體門市取貨詳細設定說明,請參考 實體門市取貨

運送說明引導使用適合的付款方式

 

  • 付款方式

商店設定的付款設定,詳細設定說明請參考付款設定選項旁的紅色小問號。

    • 線上付款門市取貨:信用卡、轉帳匯款。
    • 門市取貨付款:當面付款。

 

小提醒:
其他付款方式如 ATM 虛擬帳號、超商代碼、超商條碼...等,由於金流款項確認時間較長,如須於實體門市取貨,請至網路商店後台進行出貨。

商店設定的付款設定

設定信用卡、轉帳匯款、當面付款等付款方式

 

  • 網路商店結帳頁顯示

完成運送方式及付款方式設定,顧客在結帳頁選擇「實體門市取貨」時,會出現門市名稱可以選擇,並顯示門市地址,方便顧客確認實體門市的位置。選擇門市後,運送說明可以引導顧客選擇實體門市取貨適合的付款方式。

網路商店結帳頁面實體門市取貨

 

 

線上付款門市取貨流程

線上預購訂單選擇「信用卡、轉帳匯款」等付款方式,須先完成付款,才能至門市取貨。

 

進到預購系統,在「預購取貨」列表,線上預購「信用卡、轉帳匯款」訂單,來源會顯示電腦小圖示 線上訂單,付款狀態為「待核款」,表示訂單已經完成付款。

門市店員請先確認款項確實入帳完成核款作業,再點選右下角的「已收款」按鈕。

 

小提醒:

  • 線上預購「信用卡、轉帳匯款」訂單如果付款狀態為「未付款」,表示顧客尚未付款,或尚未完成轉帳匯款資料回填,請勿進行取貨作業。
  • 如需開立發票,線上成立訂單請於網路商店後台開立發票,WACA POS 不支援線上訂單發票開立。

進到 WACA POS 預購系統

確認款項後點選已收款按鈕

 

付款狀態轉為「已收款」時,右下角按鈕會顯示為「取貨」,可以進行取貨作業。取貨前請與顧客再次確認選購商品是否正確。

付款狀態為已收款,會出現取貨按鈕

 

完成取貨作業後,預購訂單會移至「預購取貨紀錄」,訂單狀態會顯示為「出貨完成」。

完成取貨訂單狀態為出貨完成,訂單列於預購取貨記錄

 

 

門市取貨付款流程

線上預購訂單選擇「當面付款」付款方式,可以直接至門市取貨付款。

 

進到預購系統,在「預購取貨」列表,線上預購「當面付款」訂單,來源會顯示電腦小圖示 網路商店線上訂單,付款狀態為「未付款」,請點選右下角的「結帳」按鈕,進行結帳作業。

進到 WACA POS 預購系統

網路商店當面付款訂單要先進行結帳作業


進到結帳頁面,選擇支付方式 (現金、信用卡、其他支付)進行結帳作業。

 

小提醒:

  • 線上訂單在 WACA POS 收款時,不開放調整購物清單內容、進行現場折扣。
  • 如需開立發票,當面付款訂單請於電子發票平台開立發票,POS 不支援線上訂單發票開立。

 

完成付款作業,會自動回到「預購取貨」列表,訂單付款狀態會轉為「已收款」,右下角按鈕會顯示為「取貨」,可以進行取貨作業。取貨前請與顧客再次確認選購商品是否正確。

訂單完成付款,付款狀態為已收款會出現取貨按鈕,可進行取貨作業

 

完成取貨作業後,預購訂單會移至「預購取貨紀錄」,訂單狀態會顯示為「出貨完成」。

完成取貨作業,訂單狀態為出貨完成,訂單會列於預購取貨記錄

 

 

現金積點兌換商品門市取貨流程

線上現金積點兌換預購商品,訂單如需支付款項,須先完成付款,才能取貨,完整流程請參考線上付款門市取貨流程門市取貨付款流程

 

訂單若只有選購兌換商品「無需付款」,請依照下方流程進行取貨作業。

進到預購系統,在「預購取貨」列表,線上預購訂單,來源會顯示電腦小圖示 線上訂單,付款狀態為「未付款」。由於會員現金積點視同現金,完成現金積點兌換後,代表顧客已經完成款項支付,門市店員可直接點選右下角的「已收款」按鈕。

 

小提醒:0元訂單不須開立發票 。

進到 WACA POS 預購系統

確認款項後點選已收款按鈕



付款狀態轉為「已收款」時,右下角按鈕會顯示為「取貨」,可以進行取貨作業。取貨前請與顧客再次確認兌換商品是否正確。

付款狀態為已收款,會出現取貨按鈕

 

完成取貨作業後,預購訂單會移至「預購取貨紀錄」,訂單狀態會顯示為「出貨完成」。

完成取貨訂單狀態為出貨完成,訂單列於預購取貨記錄