• 每月 1 號舊訂單封存日|請定期匯出訂單/出貨單明細備份留存

    • 最後更新 2022-08-11 17:50

    經營電商除了重視品牌形象、商品銷售行銷策略、消費者結帳流程、網站資安維護外,其實網站整體效能、頁面瀏覽速度也是影響消費者購物體驗非常重要的環節唷!

    因此,為了維持資料庫效能與網站整體順暢度,WACA 每月 1 號系統會執行舊訂單封存作業;封存舊訂單後可以提升您的網路商店瀏覽速度~讓消費者進到商店不卡卡!順暢下單購物無憂

    以下我們針對系統封存訂單的執行提供相關細節說明,請您務必仔細瀏覽觀看喔!

     

     

    目錄

     

     

    訂單/出貨單封存時間

    系統固定每個月 1 號執行舊訂單/出貨單封存作業,封存後的舊訂單資料,無論從後台訂單列表/出貨單列表、前台訂單查詢等位置,都無法查詢到被封存的舊訂單資料喔!因此定期匯出及備份訂單/出貨單資料這個操作非常重要,若未來有查詢超過一年以上的舊訂單/出貨單需求時,必須從自行匯出備份留存的舊訂單/出貨單 Excel 檔查詢記錄喔!後續我們會說明如何匯出備份資料~

    以下是封存舊訂單/出貨單的相關資訊,也請務必牢記起來!

    執行封存時間
    每月1號
    系統固定執行封存作業
    會封存的舊訂單日期區間
    封存前一年上個月底的舊訂單及出貨單
    (舉例: 2022/9/1 當天,會封存去年 2021/8/31 前的舊訂單)

     

    訂單/出貨單列表中會顯示可供查詢訂單/出貨單的月份資訊,以截圖畫面為例,代表在 2021/7/31 前的成立的舊訂單資訊,無法從訂單列表/出貨單列表中被搜尋到。

     

     

    訂單/出貨單封存規則

    以下是各種訂單類型的封存訂單條件提供參考:

    訂單類型 封存條件
    一般訂單
    分批出貨訂單
     『訂單成立時間』超過一年的訂單及其出貨單。
    合併出貨訂單  主訂單『訂單成立時間』超過一年及其被合併的訂單&出貨單。
    訂閱購訂單
    (註1)
     『訂單成立時間』超過一年、並同時符合以下訂單/訂閱狀態的訂單及其出貨單:
    •  訂單狀態為《出貨完成》《歸檔》《取消》《失敗》《退貨》
    •  訂閱狀態為《續訂完成》《續訂取消》
    票券訂單

     1. 『訂單成立時間』超過一年、並同時符合以下訂單/核銷狀態的訂單及其出貨單:

      • 訂單狀態為《完成付款》《備貨中》《歸檔》
      • 且訂單內的全部票券核銷狀態為《已使用》《取消》《異常》(註2)

     2. 『訂單成立時間』超過一年且訂單狀態為《失敗》《取消》《退貨》及其出貨單。

    ※註1:首期/上期訂單如符合封存條件仍會進行封存不保留。
    ※註2:情境舉例:同一筆訂單內共有 10 張票券,其中 8 張核銷狀態為《已使用》、1 張核銷狀態為《異常》、1 張核銷狀態為《取消》仍會進行封存不保留。

     

     

    訂單/出貨單備份匯出方式

    每個月1號都封存前一年上個月底的舊訂單,該如何在系統執行封存作業前,把舊訂單/出貨單匯出備份好呢?

    別慌~WACA 貼心為全部商家提供『訂單明細匯出』及『出貨單明細匯出』功能(全部版本都有此功能!),只要按照下方步驟操作就能輕鬆匯出訂單/出貨單的 Excel 檔留存備份;至於匯出訂單/出貨單明細的時間點,原則上可以自行排定在每個月的指定日期操作明細匯出作業。(建議固定安排每月月中~月底間匯出明細備份)

    舉例:老闆指派小 CA 每個月 15 號(遇假日需提前 or 延後一個工作天)要執行訂單/出貨單明細匯出操作,下載匯出後的檔案後,必須再上傳到公司內部不公開、且有設定二階段驗證的雲端硬碟、還有指定電腦硬碟存檔備份用,以確保未來有消費者想要查詢超過一年前的訂單時,由擁有權限的小 CA 到雲端硬碟/電腦硬碟查詢訂單相關資料。

    (消費者的個資非常重要!請務必好好保護這些重要的資產喔~)

     

     

    • 訂單明細匯出
    1. 進入『訂單管理』
    2. 日期區間類別選擇【訂單成立時間】 
    3. 選擇匯出訂單區間(例如:2022年 9 月 1 日執行封存 ➜ 選擇 2021-08-01~2021-08-31 成立的訂單匯出備份)
    4. 點擊【搜尋】
    5. 點擊【訂單明細匯出】
     
    6. 選擇匯出方式選擇【一次性匯出】
    7. 可匯出欄位勾『全選』
    8. 點擊【➜】將欄位移至右側已加入匯出欄位
    9. 點擊【匯出】
     
    10. 點擊【確定】
    11. 點擊【歷程記錄】
    12. 點擊【🔃】重新整理
    13. 點擊【下載】按鈕下載檔案
    (下載連結24小時後失效,請務必盡早下載留存)
     
    14. 檔案類型為 Excel 檔,開啟後可以檢視訂單成立區間的所有的訂單明細。
    ※匯出的 Excel 檔案包含大量的消費者個資,請務必妥善保存唷!

     

     

    • 出貨單明細匯出
    1. 進入『訂單管理』
    2. 點擊【出貨單列表】
    3. 日期區間類別選擇【出貨單日期】 
    4. 選擇匯出出貨單區間(例如:2022年 9 月 1 日執行封存 ➜ 選擇 2021-08-01~2021-08-31 成立的出貨單匯出備份)
    5. 點擊【搜尋】
    6. 點擊【出貨單明細匯出】
     
    7. 選擇匯出方式選擇【一次性匯出】
    8. 可匯出欄位勾『全選』
    9. 點擊【➜】將欄位移至右側已加入匯出欄位
    10. 點擊【匯出】
     
    11. 點擊【確定】
    12. 點擊【歷程記錄】
    13. 點擊【🔃】重新整理
    14. 點擊【下載】按鈕下載檔案(下載連結24小時後失效,請務必盡早下載留存)
     
    15. 檔案類型為 Excel 檔,開啟後可以檢視訂單成立區間的所有的出貨單明細。
    ※匯出的 Excel 檔案包含大量的消費者個資,請務必妥善保存唷!

     

     

    總結

    1. 系統每個月 1 號會封存前一年上個月底的舊訂單及出貨單。
    2. 系統執行舊訂單/出貨單封存後,您將無法從後台及前台查詢已封存的舊訂單相關資料。
    3. 建議每個月月中~月底間定期執行訂單明細/出貨單明細匯出作業留存檔案並備份。
    4. 匯出 Excel 檔後請立即下載留存備份。(下載連結有效時間為 24 小時,超過時間連結會失效)
    5. 訂單/出貨單明細檔案內包含消費者重要個資,敬請妥善保存。
    6. 訂單封存後如有需要查詢已封存的訂單/出貨單資料,請從自行匯出備份留存的 Excel 檔案內查詢。

     

     

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