WACA 訂單流程好上手

2018-08-07 10:00:00 回應( WACA小教室

無論後台是宅配、超商訂單,不同金物流搭配下處理訂單的流程可能就稍有不同,擁有架構電商購物網站豐富經驗的 WACA 團隊,協助各位整理訂單流程,讓各位出貨順利,荷包滿滿!

 

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● 訂單處理流程圖表說明

一般宅配、國際快遞、綠界.ezShip 超商取貨(不付款) 流程

綠界、ezShip超商取貨(付款) 流程

宅配貨到付款 流程

 

 

下圖為 WACA 後台訂單的處理流程:

(橘色為訂單狀態、藍色為系統通知信、綠色為額外補充資訊,原圖大小請點此下載)

系統自動發送訂單通知信的時機:

1.訂單成立
2.訂單狀態轉為已收款
3.訂單狀態轉為已配送
4.訂單狀態轉為取消
5.訂單狀態轉為失敗 (消費者使用第三方金流付款失敗)

 

系統通知信之外,後台也有簡訊發送功能,可輔助通知信將重要的資訊送到顧客手中,更多商店通知功能請見 → 簡訊功能 UPUP & 『SMARTDOVE』簡訊服務

 

圖片備註:

※1 訂單成立:
訂單成立後系統會發送訂單通知信給買家及賣家,商家要記得將「商店設定 → 左側全域設定 →  商家訂單通知信」選項打開,有消費者下單才會收到訂單通知信。 

※2 刷卡失敗原因:

※3 第三方付款到期日及訂單付款成功、失敗天數如下表: 

※4 一般轉帳匯款完成:
買家必須至商店訂單明細中,將轉帳匯款資訊填入,訂單即會轉為待核款。因此付款方式無串接系統、無付款之期限,系統會於訂單成立隔天發送匯款提醒通知信至買家信箱,商家有開啟簡訊功能,也會發送〝匯款提醒〞簡訊通知買家。若超過兩天未有資訊填入,後續訂單狀態會維持在處理中,商家可自行聯繫買家確認款項及付款狀態。

※5 待核款:
消費者選第三方金流並付款成功或一般轉帳匯款回填資訊,此狀態請至金流後台確認款項後再行出貨。

※6 上傳物流單:
可使用物流單上傳功能,上傳完成後將批次更新訂單狀態成為「已配送」、出貨時間為「當日」,也可一併上傳「物流單號」與「發票號碼」,加快處理訂單速度。  

※7 訂單狀態轉為準備寄送後:
即與超商系統串接,使用綠界物流的商家可直接於後台取號列印標籤,ezShip 的商家要進入物流商後台列印出貨單。

※8 超商依大宗 / 一般寄件請參考:

綠界超商寄件 / 大宗 (可直接於後台列印 / 批次列印出貨標籤)

ezShip 超商店到店寄件步驟 (需至ezShip後台列印寄件單)
進入 ezShip 後台 > 我的便利配 > 訂單確認 > 寄件 > 列印寄件單 > 貼寄件單 > 出貨

※9 買家收貨:
串接綠界及ezShip 系統,當商品到達取件門市時(買家收貨),物流商系統會簡訊通知消費者前往取貨。

※10 超商貨態為配送異常狀況:

綠界三大超商進退貨注意事項:

一般超商:7-11   全家   萊爾富
大宗寄件:7-11   全家   萊爾富

綠界超商寄件費用請點此連結前往 

※11 自動歸檔:
前往後台「商店設定」 → 左側全域設定 →  訂單自動歸檔,將開關開啟並設定天數。開啟後,將於每日進行檢查,只要訂單狀態為「已配送」或「已取貨」的天數超過「自動歸檔天數」,系統將會自動將訂單狀態轉為「歸檔」。 

 

各物流出貨流程圖表說明:

 

 

●一般宅配、國際快遞、綠界.ezShip 超商取貨(不付款)

處理中:
訂單成立時,預設狀態為「處理中」,並發系統通知信給賣家及買家。

待核款:
買家使用第三方金流付款成功,及轉帳匯款並回填後,訂單狀態會自動轉為「待核款」,請至金流後台確認款項已入帳。

已收款:
將訂單狀態轉為「已收款」時,系統會發通知信給買家。

準備寄送:
將訂單狀態轉為「準備寄送」時,可在 WACA 後台填寫出貨時間及物流單號,提供客人至物流網站查詢貨態。如買家使用超商取貨,訂單狀態轉為「準備寄送」時,會取得物流單號,並與超商取貨系統串接,可列印出貨標籤。

已配送:

將訂單狀態轉為「已配送」時,系統會發通知信給買家。如買家使用超商取貨(不付款),當配送完成時,訂單狀態自動會變更成「已配送」,無須手動更改訂單狀態。

歸檔:
出貨完成且客人無須退換貨,即可歸檔封存。

退貨:
宅配方式若買家要求退貨時,可調整訂單狀態為「退貨」;超商寄件若買家超過期限未取貨,商品即會進入超商退貨流程,此時賣家可調整訂單狀態為「退貨」,待收到退貨商品後,即可將訂單狀態轉為「取消」。如需刷退或收退貨,要自行至金流商後台處理。

取消:
除了訂單狀態為「歸檔」外,其他狀態皆可取消,系統會發通知信給買家,此狀態將會回補商品庫存

失敗:
當買家使用第三方金流付款失敗,系統會自動將訂單轉為「失敗」,系統會發通知信給買家,此狀態將會回補商品庫存

 

 

 

●綠界、ezShip超商取貨(付款)

 

處理中:
訂單成立時,預設狀態為「處理中」,並發系統通知信給賣家及買家。

準備寄送:
訂單狀態轉為「準備寄送」時,會取得物流單號,並與超商取貨系統串接,可列印出貨標籤。

已配送:
當配送完成時,訂單狀態自動會變更成「已配送」,系統會發通知信給買家。
* 貨到取件門市時,由綠界、ezShip發送簡訊通知消費者前往門市取貨

已收款:
 ezShip / 綠界 回傳為消費者已取貨時,訂單狀態會同步連動「已取貨」

歸檔:
出貨完成且客人無須退換貨,即可歸檔封存。

退貨:
當買家超過期限未取貨,商品即會進入超商退貨流程,此時賣家可調整訂單狀態為「退貨」,待收到退貨商品後,即可將訂單狀態轉為「取消」。如需刷退或收退貨,要自行至金流商後台處理。

取消:
除了訂單狀態為「歸檔」外,其他狀態皆可取消,系統會發通知信給買家,此狀態將會回補商品庫存

 

 

 

●宅配貨到付款

 

待核款:
訂單成立時,預設狀態為「待核款」,並發系統通知信給賣家及買家。

準備寄送:
將訂單狀態轉為「準備寄送」時,可在 WACA 後台填寫出貨時間及物流單號,提供客人至物流網站查詢貨態。

已配送:
將訂單狀態轉為「已配送」時,系統會發通知信給買家。

歸檔:
出貨完成且客人無須退換貨,即可歸檔封存。

退貨:
買家要求退貨時,可調整訂單狀態為「退貨」,如需刷退或收退貨,要自行至金流商後台處理。

取消:
除了訂單狀態為「歸檔」外,其他狀態皆可取消,系統會發通知信給買家,此狀態將會回補商品庫存